10 Herramientas de Google Workspace que harán más Productivo tu Negocio

Google es una de las compañías líderes en proporcionar servicios online, tanto para uso personal como empresarial.

Seguramente tú has usado varios servicios de Google a nivel personal, entre ellos Gmail, Meet, Drive, etc.; pero, ¿Sabías que todos estos servicios cuentan versiones diseñadas específicamente para emprendedores y empresarios?

Pues así es. Y, si aún no estás utilizando las versiones empresariales de los servicios de Google, estás desaprovechando grandes oportunidades para incrementar la productividad de tu negocio.

En este post, te presentamos una lista de 10 herramientas que ha creado Google para el entorno empresarial. Abordaremos una breve descripción de cada una y te explicaremos cuáles son las principales diferencias entre estas versiones empresariales y las de uso personal, para que así puedas distinguirlas con facilidad y aprovechar mejor sus beneficios.

Todas estas herramientas hacen parte de Google Workspace, la suite (antes conocida como G Suite) que ofrece una amplia gama de servicios empresariales en la nube.

¡Vamos con las herramientas!

Herramientas de Google Workspace que harán más Productivo tu Negocio

1. Gmail

Gmail es la herramienta de correo electrónico más popular del mundo.

En su versión de uso personal, el servicio proporciona cuentas gratuitas @gmail.com.

Para el caso de un emprendedor o una empresa, una cuenta @gmail.com no es lo más profesional ni confiable, por eso la versión empresarial del servicio proporciona cuentas con el formato @tuempresa.com, además de ofrecer funciones avanzadas de comunicación y colaboración e integración con otras herramientas de Google Workspace.

Estas son algunas de las características de Gmail para empresas:

Creación de cuentas de correo con dominio personalizado.

Interfaz libre de anuncios.

Permite crear listas de distribución para facilitar la comunicación en tu empresa.

Integración con herramientas de comunicación y trabajo colaborativo.

Integración con herramientas de IA que te ayudarán a optimizar la redacción de tus emails.

Posibilidad de crear recordatorios o programar el envío de mensajes.

Incluye funciones para proteger a tu empresa de spam, ataques de suplantación (phishing) o software malicioso.

Facilidad de integración con servicios de terceros.

Si bien puedes utilizar un servicio de correo personal en tu empresa, no es lo más recomendable. Los clientes confían más en las empresas que utilizan cuentas de correo profesionales. Además, un correo empresarial te ayudará a trabajar de forma óptima con tu equipo y te proporcionará herramientas específicas para que la información de tu empresa esté más segura.

2. Calendar

Calendar es la herramienta de Google que te permite organizar tu tiempo, programar reuniones y eventos, y colaborar con tu equipo de manera eficiente.

Tanto la versión personal como la versión empresarial de Calendar permiten crear eventos, compartirlos con otros usuarios y recibir notificaciones. Sin embargo, la versión empresarial incluye estas funciones adicionales:

Creación de calendarios compartidos: Permite crear calendarios para equipos, departamentos o proyectos específicos.

Reserva de salas de reuniones: Permite reservar salas de reuniones y ver la disponibilidad en tiempo real.

Optimiza el uso del tiempo: Permite programar reuniones y eventos de manera eficiente, evitando conflictos de horario. También puedes establecer fechas límites para determinadas actividades y marcarlas una vez sean completadas.

Integración con herramientas de terceros: Se puede integrar con otras herramientas de Google Workspace, como Gmail y Meet. Por ejemplo, si recibes en tu correo corporativo la reserva de un vuelo o evento, Calendar añadirá automáticamente la información de la reserva a tu calendario.

Funciones de administración avanzadas: Permite a los administradores controlar el acceso a los calendarios y establecer políticas de uso.

Mejora la seguridad y el control: Permite a los administradores controlar el acceso a los calendarios y establecer políticas de uso.

Estadísticas de tiempo: ¿Quieres saber cómo estás administrando tu tiempo? Calendar cuenta con una función que analiza tu agenda y te muestra en qué inviertes el tiempo y con quién.

Calendario de citas: Para ahorrar tiempo y esfuerzo al coordinar citas con otros miembros de tu equipo o con clientes, Calendar te permite crear una página de reservas para que solo tengas que compartir un link con tu disponibilidad de tiempo y la otra parte elegirá la fecha y hora más conveniente.

Con una herramienta profesional de organización y gestión del tiempo como Calendar, conseguirás que el flujo de trabajo en tu empresa sea mucho más eficiente.

3. Drive

Drive es el servicio de almacenamiento en la nube de Google que te permite guardar, compartir y trabajar en tus archivos de forma colaborativa.

La versión personal gratuita de Drive ofrece 15 GB de almacenamiento y permite compartir archivos fácilmente con otros usuarios. En la versión empresarial tenemos estas funcionalidades adicionales:

Mayor capacidad de almacenamiento: Planes con hasta 5 TB de almacenamiento por usuario.

Funciones de seguridad avanzadas: Cifrado de archivos, administración de claves y auditoría de acceso.

Integración con otras herramientas de Google Workspace: Se puede integrar con otras herramientas de Google Workspace, como Docs, Sheets y Slides.

Organización inteligente de archivos: Gracias a la inteligencia artificial, Drive es capaz de predecir y revisar en tiempo real aquello que pueda ser importante para ti o alguno de tus colaboradores, destacando los archivos que requieran atención prioritaria.

Prevención de la pérdida de datos: Teniendo en cuenta los grandes problemas que te traería la pérdida de datos importantes, la versión empresarial de Drive incluye herramientas avanzadas para proteger tu información y recuperarla en caso de que ocurra algún suceso inesperado.

Funciones de administración avanzadas: Permite a los administradores controlar el acceso a los archivos y establecer políticas de uso.

Reduce los costos de almacenamiento: Puedes ahorrar dinero en costos de almacenamiento de archivos físicos.

La gestión de archivos e información en tu negocio es algo que requiere de mucho cuidado, por ello Drive para empresas se enfoca en proporcionar todas las herramientas necesarias para que tus archivos estén seguros y sean fácilmente accesibles por los miembros de tu equipo.

4. Docs, Sheets y Slides

Docs, Sheets y Slides son las herramientas de edición de documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google Workspace.

Las versiones personales gratuitas de Docs, Sheets y Slides te permiten crear y editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones de forma básica. Las versiones empresariales incluyen funciones adicionales como:

Funciones avanzadas de edición: Permite utilizar funciones más avanzadas para crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones profesionales.

Historial de revisiones: Permite ver las revisiones que se han realizado en los documentos, hojas de cálculo y presentaciones.

Comentarios y sugerencias: Permite realizar comentarios y sugerencias en los documentos, hojas de cálculo y presentaciones.

Funciones de colaboración en tiempo real: Permite trabajar en documentos, hojas de cálculo y presentaciones con otros usuarios en tiempo real, lo cual facilita el trabajo en equipo.

Seguimiento de los cambios: Puedes ver las revisiones que se han realizado en los documentos, hojas de cálculo y presentaciones.

Integración con herramientas de inteligencia artificial: Gracias a las herramientas IA de Google puedes generar textos o imágenes para tus propuestas empresariales, obtener ideas para elaborar documentos de negocios y mucho más.

Gracias a las herramientas de gestión de documentos de Google Workspace, conseguirás facilitar el trabajo colaborativo en tu empresa y obtendrás una gran aliada a través de la inteligencia artificial.

5. Meet

Meet es la plataforma de videollamadas y conferencias web de Google Workspace que te permite comunicarte con tu equipo y clientes de forma remota, sin necesidad de software adicional.

La versión gratuita personal de Meet te permite realizar videollamadas con hasta 100 participantes durante un máximo de 60 minutos. La versión empresarial incluye funciones adicionales como:

Videollamadas con hasta 1.000 participantes con la versión Plus: Permite realizar videollamadas de hasta 1.000 participantes, ideal para eventos grandes corporativos o reuniones con varios equipos.

Grabación de videollamadas: Permite grabar las videollamadas y compartirlas con los participantes que no pudieron asistir.

Funciones de eliminación de ruido de fondo y reducción de eco: Permite reducir el ruido de fondo y el eco durante las videollamadas para una mejor experiencia de audio. Esta función es ahora mucho más precisa gracias a la Inteligencia Artificial.

Funciones de seguridad avanzadas: Permite proteger las videollamadas con contraseñas y encriptación, de esta forma las conversaciones entre los miembros de tu equipo estarán más seguras.

Subtitulación automática en tiempo real: El idioma no será un problema en tus reuniones. Meet integra herramientas de inteligencia artificial que subtitulan las reuniones de forma automática hasta en más de 15 idiomas.

Transcripciones y toma de notas automáticas: ¿Necesitas un resumen o una transcripción de la reunión? Meet las hace de forma automática usando IA.

Integración con otras herramientas de Google Workspace: Puedes potenciar las funciones de Meet con otras herramientas de Google como Calendar (para agendar reuniones virtuales), Docs (para trabajar documentos de forma colaborativa), etc.

Con una herramienta de comunicación y colaboración en tiempo real como Meet, obtendrás beneficios que hasta ahora eran impensables. Ahorrarás mucho tiempo en todo lo relacionado con la gestión y ejecución de reuniones o eventos virtuales importantes en tu empresa.

6. Forms

Con Forms puedes crear encuestas, cuestionarios y formularios de forma fácil y rápida, para recopilar información de tus clientes o empleados.

La versión personal de Forms te permite crear formularios con hasta 10 preguntas y recibir hasta 100 respuestas. La versión empresarial te ofrece funciones adicionales como:

Creación de formularios profesionales: Permite crear formularios con imágenes, vídeos y lógica personalizada para ofrecer a los encuestados una mejor experiencia.

Personalización de los formularios: Permite personalizar los formularios con la imagen de marca de tu empresa, causando así una mejor impresión entre los encuestados y generándoles mayor confianza.

Análisis de datos: Permite analizar los datos recopilados en los formularios para obtener información valiosa sobre tus clientes o empleados. Los datos pueden almacenarse en una hoja de cálculo o representarse de forma atractiva a través de gráficos.

Integración con otras herramientas de Google Workspace: Se puede integrar con otras herramientas de Google Workspace, como Sheets y Analytics.

Una herramienta profesional para la creación de formularios y encuestas, como Forms, te permitirá generar mecanismos de interacción con tus clientes o empleados y te ayudará a recopilar información valiosa para la toma de decisiones empresariales.

7. Sites

Sites es una herramienta con la que puedes crear sitios web internos o externos sin necesidad de conocimientos técnicos, perfectos para compartir información con tu equipo o clientes.

La versión personal gratuita de Sites te permite crear sitios web con hasta 10 páginas y 5 GB de almacenamiento. La versión ofrece funciones adicionales como:

Creación de sitios web colaborativos: Puedes crear sitios para eventos o proyectos e invitar a los miembros de tu equipo a participar en el diseño o alimentación del mismo.

Personalización de los sitios web: Permite personalizar los sitios web con la imagen de marca de tu empresa, algo muy conveniente para generar confianza a tus clientes. Para personalizar los sitios no necesitas saber programación o diseño, solo usar las herramientas de personalización ofrecidas por la plataforma.

Funciones de seguridad avanzadas: Permite proteger los sitios web con contraseñas y encriptación. Puedes establecer si quieres que el sitio sea accesible para cualquier persona o solo para miembros de tu organización.

Integración con otras herramientas de Google Workspace: Se puede integrar con otras herramientas de Google Workspace, como Drive, Forms y Calendar, así puedes utilizar tu sitio como una herramienta para recopilar información o interactuar con clientes.

Diseños adaptados para dispositivos móviles: Todos tus sitios quedarán configurados automáticamente para adaptarse a cualquier pantalla, bien sea PC, Smartphone o Tablet.

Gracias a Sites, podrás crear sencillos sitios que te ayudarán a interactuar con clientes o empleados. Es una excelente herramienta para presentar información empresarial de forma agradable y atractiva.

8. Keep

Keep es una herramienta que te permite tomar notas, crear listas y grabar recordatorios de voz, y sincronizar tu información en todos tus dispositivos.

La versión empresarial de Keep incluye funciones adicionales como:

Creación de notas o listas colaborativas: Permite compartir notas con otros usuarios de Google Workspace de tu organización.

Asignación de tareas: Permite asignar tareas a otros miembros de tu equipo para coordinar y facilitar el trabajo.

Establecimiento de fechas límite: Permite establecer fechas límite para las tareas, de esta forma resulta más eficiente la realización del correspondiente seguimiento al avance de los proyectos.

Agregación de etiquetas y filtros: Permite agregar etiquetas y filtros a las notas para organizarlas mejor.

Sincronización automática: Tendrás tus notas disponibles en todos tus dispositivos para que no se te pase nada. Además, puedes editar tus notas desde cualquier dispositivo, sea Smartphone, Tablet o PC.

Con una herramienta como Keep tendrás una gran aliada para la productividad personal y empresarial, lo cual se traducirá en mayor eficiencia en el uso de tu tiempo.

9. Vault

Hasta aquí hemos revisado herramientas de Google que cuentan con una versión de uso personal y otra de uso empresarial. Ahora vamos a hablar de Vault, una herramienta que solo está disponible para clientes empresariales.

Vault es una herramienta de administración de datos y descubrimiento electrónico que te permite conservar, buscar y exportar datos de Google Workspace. Es un complemento de seguridad que te ayudará a proteger la información de tu empresa.

Estas son algunas de las funciones de Vault:

Conservación de datos: Te permite conservar datos de Google Workspace durante un período de tiempo específico.

Búsqueda de datos: Te permite buscar datos de Google Workspace en una amplia gama de fuentes, incluyendo Gmail, Calendar, Drive y Chat.

Exportación de datos: Te permite exportar datos de Google Workspace a una variedad de formatos, incluyendo CSV, PST y PDF.

Análisis de datos: Te permite analizar datos de Google Workspace para identificar tendencias y patrones para la toma de decisiones en tu empresa.

Gracias a Vault la información de tu empresa estará más segura, reduciendo así riesgos asociados con la pérdida de datos y aumentando tu eficiencia operativa.

10. Gemini

Gemini es un chatbot con tecnología de IA que te ayuda a encontrar información, completar tareas y responder preguntas dentro de la suite de Google Workspace (add-on).

Estas son algunas de las funciones de Gemini add-on en su versión empresarial:

Asistente inteligente: Puedes usar Gemini para realizar tareas como análisis de información, redacción profesional y hasta como tu socio creativo para que te ayude a superar bloqueos creativos.

Responder preguntas: Puedes usar Gemini para responder preguntas sobre tu trabajo o sobre las herramientas de Google Workspace.

Integración con múltiples herramientas de Google Workspace: Las funciones de Gemini están integradas con otros servicios como Gmail, Documentos, Sheets y más; esto significa que es una herramienta transversal que te ayudará en todo momento a optimizar los procesos de tu negocio.

Mayor seguridad: La versión para empresas de Gemini cuenta con funciones de seguridad y privacidad de nivel empresarial, por lo que todas tus conversaciones e información estarán seguras.

Mayor potencia: La versión empresarial de Gemini siempre contará con el modelo de IA más potente, entonces obtendrás resultados mucho más efectivos que con la versión personal gratuita.

La IA es actualmente una de las tecnologías que está revolucionando el mundo empresarial, y con Gemini add-on integrado a Google Workspace podrás potenciar significativamente la productividad de tu empresa a nivel general y de cada miembro de tu equipo a nivel particular.

Conclusión

Como puedes apreciar, Google Workspace es una suite muy completa, te ofrece un conjunto completo de herramientas diseñadas para ayudarte a mejorar la productividad, la colaboración y la comunicación en tu negocio.

Las herramientas que hemos visto en este post, como Gmail, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Slides, Meet, Forms, Sites, Keep, Vault y Gemini, te permiten:

Trabajar de forma más eficiente: Organiza tu tiempo, colabora con tu equipo en tiempo real, accede a tus archivos desde cualquier lugar y automatiza tareas repetitivas.

Comunicarte mejor: Envía correos electrónicos profesionales, realiza videollamadas de alta calidad, crea formularios para recopilar información y comparte sitios web con tus clientes o empleados.

Proteger tu información: Mantén tus datos seguros con funciones de seguridad avanzadas, conserva y descubre información de forma legal y cumple con las normativas.

Tomar mejores decisiones: Analiza datos, identifica tendencias y obtén información valiosa para tomar decisiones estratégicas para tu negocio.

Recuerda que Google Workspace ofrece diferentes planes para adaptarse a las necesidades de cada negocio. Elige el plan que mejor se adapte a tu empresa y empieza a disfrutar de todas las ventajas que te ofrece esta suite de productividad.

Visita el sitio web de Google Workspace aquí para obtener más información y comenzar a aprovechar los beneficios de estas herramientas en tu empresa.