Estrategias de cobranza: ¿Cómo cobrarle a tus clientes de forma efectiva para evitar problemas de liquidez en tu empresa?

Tener una cobranza tardía o mal realizada, trae serias consecuencias como la falta de liquidez y el limitado flujo de efectivo, por ello es importante conocer técnicas y estrategias que permitan optimizar esté importante proceso.

Existen distintos tipos y se adecuan al tipo de empresa y proceso. Comencemos hablando de ellas y después te diré cómo mejorarlas.

Estrategias de cobranza - Cómo cobrarle a tus clientes

Tipos de cobranza

La estrategia que vaya a utilizar la empresa depende del tipo de cobro que se maneje dentro de la misma, y del cumplimiento de pagos de los clientes.

Para identificar qué tipo de cobranza necesitas, a continuación encontrarás la descripción de los tipos básicos que hay.

Cobranza normal

Como su nombre lo dice, usa los métodos de pago tradicionales e incluye emitir el estado de cuenta o factura al momento de haber recibido el pago. Sirve para mantener al cliente informado sobre la evolución de su crédito.

Cobranza preventiva

Se refiere a enviar recordatorios de la fecha de vencimiento próxima. Puede hacerse por llamada, email, o visitando a los clientes. Siempre la mejor opción es vía telefónica.

Cobranza administrativa

Son los clientes que están próximos a vencer su fecha de pago y no han tenido ningún tipo de gestión anterior. Aquí al igual que en la preventiva, se recomienda hacer la cobranza por llamada al celular.

Lo ideal es que la cartera de clientes se fragmente, e identifique cuáles son las cobranzas prioritarias, y de ahí se programen los demás seguimientos para garantizar la promesa de pago.

Cobranza domiciliaria

Aplica para cuando los consumidores están atrasados con sus pagos. A estos se les denomina cuentas morosas, y requieren de una visita domiciliaria para definir el proceso de cobro.

Según que tan atrasados están los clientes, se clasifican en:

Cobro en efectivo: Se cobra todo el atraso o saldo vencido.

Por convenio: Se recibe un pago no menor al 50%, y se acuerda liquidar el resto en plazos cortos.

Recuperación de la mercancía (embargo).

Recuerda que depende de cada caso en particular.

Cobranza extrajudicial

Se lleva a cabo cuando las cuentas están vencidas. Posiblemente en estos casos ya se aplicó una estrategia de cobro, pero no tuvo resultados.

El paso siguiente es aplicar estas técnicas:

Verificar la existencia del deudor.

Investigar el domicilio del deudor.

Contactar al deudor para negociar el pago.

El objetivo es llegar a un acuerdo de pago.

Cobranza prejudicial

Son las empresas propias o prestadoras de servicios de los bancos o cualquier institución, que hacen las cobranzas de atraso de uno o más pagos de crédito.

A través de estas instituciones, el acreedor busca convencer al deudor para que cumpla sus obligaciones financieras, y evitar llegar a un juicio.

Cobranza judicial

Sucede cuando quien debe no ha cumplido con ningún pago, y el acreedor debe iniciar un proceso legal.

Aquí, un juez da una sentencia para cumplir con la deuda y si tampoco se cumple, se aplican medidas como embargo. La desventaja de llegar a este punto son los gastos que implica para la empresa.

Estrategias para mejorar tu proceso de cobro

Ya que sabes que tipo de cobranza es la que más se adapta a tu compañía, es momento de conocer las estrategias de cobro que hay, y empezarlas a aplicar en pro de tu beneficio y el de tus consumidores.

Mandar facturas al instante

Las facturas deben ser enviadas de inmediato para no retrasar los pagos. También, dejar pasar mucho tiempo para mandar la factura les hace pensar a los compradores que tienen más tiempo para pagar.

Esta es una de las grandes ventajas desde los inicios de la facturación electrónica, pues el envío, registro y control se realizan de forma automática.

Dar seguimiento

Sobre todo a los clientes que tienen algún retraso en sus pagos. Para esta tarea, es recomendable asignar a una persona o departamento especializado y responsable de vigilar los procesos de cobro.

Establecer una política de crédito y cobranza

Es importante aclarar desde el principio cuales son las políticas de pago, es decir, los plazos acordados, el proceso de seguimiento, las cláusulas en caso de no cumplir (sanciones, consecuencias, intereses, multas, etc.)

Tener opciones de pago

Ofrecerle al cliente variedad de formas de pago les dará la oportunidad de comprometerse mejor a la hora de pagar, porque escogen la opción que les acomode mejor a sus posibilidades económicas.

Puedes tener pago en efectivo, con cheque, con transferencia, y con tarjetas de crédito y débito.

Llevar un registro actualizado

Se refiere a una especie de calendario con las fechas y la información sobre todos los pagos que se recibirán. Debe incluir información actualizada sobre facturas, plazos, contactos, etc.

Automatiza tus cobros

Contar con un software de gestión de pagos facilitará el cobro a los clientes. Estos programas llevan el registro de las deudas, facturas, vencimientos, plazos, montos, envían recordatorios e información sobre el estado de cuenta.

Además es una herramienta muy útil para la empresa, que le permite tener toda la información ordenada, detallada y segmentada en un mismo lugar.

Da descuentos

Los descuentos son una especie de incentivo a los consumidores. En una situación de cobro, darles un descuento los hará sentir que les tienes consideración, además de que los motiva a realizar sus pagos.

Algunas opciones de descuento son dar rebajas si se paga antes de la fecha acordada o de contado, dar algún beneficio en la siguiente compra, etc.

Prácticas en estrategias de cobranza

A continuación, encontrarás algunas de las mejores prácticas en el manejo de cuentas por cobrar. Puedes ponerlas en acción para mejorar la relación de deudor-acreedor.

Educar a los clientes

Sobre todo para mantener informados a los clientes y propiciar una cultura de pago a tiempo. Incluye los siguientes aspectos:

Beneficios de pago oportuno.

Cronograma de pagos.

Medios más accesibles para pagar.

Cláusulas de pago extemporáneo.

Intereses y comisiones.

Esta es una estrategia que toda empresa debería aplicar para evitar malentendidos o conflictos con clientes.

Acordar fechas de pago fijas entre el cobrador y el cliente

Esto sirve para incrementar la probabilidad de pago a tiempo, y se aconseja que los días de cobro coincidan con los momentos de mayor liquidez de los clientes, por ejemplo en quincena.

Tener un buen servicio de atención al cliente

Este puesto de trabajo hará la diferencia a la hora de los pagos. Es importante estar atento a las quejas e inconformidades de los compradores, para evitar problemas y que la represalia sea un pago a destiempo.

A diferencia de ofrecer un buen servicio al cliente, con amabilidad y comprensión, los clientes se sentirán más cómodos al realizar sus pagos.

Cómo incrementar la productividad del departamento de cobro

Como se mencionó anteriormente, es recomendable destinar un departamento específico que sea el área del cobro. Una vez definido, hay medidas que aumentaran su productividad, trayendo beneficios para la empresa.

Capacitar al personal

Con tácticas como:

Manejo de la argumentación del cliente problemático.

Tipos de deudores y perfil del cliente problemático.

Lenguaje para la atención con los clientes.

Tácticas de negociación.

Conocimientos básicos jurídicos sobre cobranza.

Otra estrategia que toda empresa debería aplicar.

Dar incentivos a los cobradores

Toma en cuenta que el personal de este departamento es el que se enfrentará a los clientes problemáticos. Por eso, incentivarlos basándose en sus resultados, los hará estar motivados y mejorar su productividad, así como evitar el estrés laboral.

Este último es importante de evitar, ya que de acuerdo con un artículo de Nómina Pro, al menos 6 mil 312 personas de los 10 mil encuestados, han sentido estrés laboral.

Acerca de la autora: Este artículo fue escrito por Gabriela Espinoza.

"Soy una escritora comprometida con la claridad y versatilidad de la redacción. Me gusta aprender, explorar, seguir transformándome y aportar ideas que puedan ser útiles en la vida profesional y personal".