Los beneficios de utilizar un software contable en la nube

Un software de contabilidad en la nube es una herramienta sumamente valiosa para una empresa porque permite el acceso a la información en tiempo real y la automatización de las tareas administrativas. Gracias a este tipo de aplicaciones las actividades contables pueden llevarse a cabo con más precisión, eficiencia y celeridad. Además, el personal puede cumplir con sus todas funciones desde cualquier lugar con conexión a internet.

Como no es necesario introducir ni comprobar los datos manualmente, un software contable en la nube permite un ahorro significativo de tiempo. Así, es más fácil realizar obligaciones como el seguimiento de los pagos, la conciliación bancaria, la vigilancia de los plazos y la consolidación de todo el sistema administrativo. Por consiguiente, se genera una dinámica que tiene el potencial de repercutir positivamente en todas las áreas de un negocio.

Las principales ventajas de utilizar un software de contable en la nube

1. Ahorro de tiempo y esfuerzo

La automatización de la contabilidad a través de la utilización de un software especializado dota de mayor precisión a toda la administración de una empresa. Esto supone un menor esfuerzo para identificar problemas —como unas facturas que no concuerdan, por ejemplo— y mayor rapidez al momento de resolver incongruencias. También, la exactitud del programa permite consolidar los datos de sistemas dispares más rápidamente.

Adicionalmente, la información financiera disponible y actualizada en la nube ayuda a los líderes de la compañía en la toma de decisiones en pro de un mejor rendimiento empresarial. Asimismo, todos los miembros del personal pueden colaborar entre ellos más fácilmente porque no es necesario manejar varias versiones del mismo archivo ni duplicar datos en memorias USB antes de compartirlos.

2. Mejor accesibilidad

El software contable en la nube permite prescindir de la instalación del mismo y de la creación de copias de seguridad en ordenadores físicos. Igualmente, todas las tareas administrativas pueden ejecutarse desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Incluso, las mejores aplicaciones de contabilidad corren perfectamente en smartphones de gama media-alta.

Por estos motivos, el recurso humano dispone de más tiempo para otras actividades productivas y para planificar estrategias financieras ajustadas a la realidad del mercado. Esto último es especialmente importante en empresas pequeñas, en las cuales, los trabajadores suelen cubrir tareas de varios departamentos al mismo tiempo (administración, ventas, marketing…).

3. Actualización permanente

Un software contable en la nube siempre está disponible en la versión más reciente, pues, el proveedor lo actualiza automáticamente con sus respectivas nuevas funciones. En consecuencia, el personal de la empresa puede mantenerse al tanto de los cambios en los tipos impositivos y de la normativa contable. En paralelo, la plataforma administrativa realiza de forma automática y periódica las tareas apuntadas a continuación:

• Creación de copias de seguridad;


• Importación de transacciones bancarias y de tarjetas de crédito;


• Elaboración de facturas e informes;


• Pago de suscripciones;


• Contabilizar transacciones en el libro mayor correspondiente;


• En caso de manejar operaciones internacionales, calcula y ajusta la diferencia de impuestos entre distintos países.

4. Previene problemas fiscales

Los programas administrativos en la nube son muy útiles para ayudar a las empresas públicas y privadas con sus obligaciones tributarias. Dicha facilidad de cumplimiento viene dada por la elaboración de extractos financieros precisos, estimaciones trimestrales de impuestos y declaraciones de renta anual. Esto contribuye a declarar menos impuestos de los pertinentes y, por lo tanto, evita posibles multas o auditorias.

Igualmente, un software contable previene pérdidas de capital derivadas de una declaración de impuestos más elevada de lo debido. Entonces, la automatización de los cálculos fiscales nacionales e internacionales constituye un apoyo significativo para garantizar el cumplimiento de toda la normativa fiscal correspondiente. Es decir, una preocupación menos para los propietarios de empresas.

5. Mejor resguardo de la información

Los proveedores de aplicaciones de contabilidad en la nube cuentan con diversos niveles de seguridad y sistemas de protección de datos. Entre ellos:

• Encriptación avanzada y control de acceso para garantizar que solo los usuarios autorizados puedan utilizar la información;


• Respaldo automático de datos para prevenir la pérdida de registros financieros importantes;


• Protección de terminales y procedimientos de comprobación de identidad para los usuarios.

6. Es una práctica más amigable con el medio ambiente

La contabilidad tradicional usualmente requiere de un papeleo constante y abundante. No obstante, la actualidad digitalizada del siglo XXI permite prácticas un poco más amigables con el medio ambiente al prescindir del uso del papel. De igual forma, ya no es necesario distribuir informes impresos a inversores, prestamistas o entidades bancarias, ni almacenar registros físicos. Todo ello es innecesario e ineficiente hoy en día.

En contraparte, una plataforma de contabilidad en la nube permite que los proveedores envíen facturas electrónicas o escaneadas a través del e-mail. Esto elimina gastos de impresión y envío mientras acelera los plazos de pago. En añadidura, el almacenamiento en la nube también reduce el consumo de energía necesaria para los operadores de oficina y el uso de los servidores.

7. Escalabilidad

Un software contable tiene la capacidad de gestionar todas las finanzas con hojas de cálculo sin importar el tamaño de un negocio. Al no depender de ordenadores de escritorio con funcionalidades y almacenamiento limitados, no importa si la empresa experimenta un crecimiento fulgurante, el programa siempre mantendrá la administración actualizada.

Cabe recordar que el rendimiento de una empresa emergente en expansión puede verse obstaculizado por un sistema incapaz de crecer en concordancia. Ante semejante traba, la aplicación de contabilidad en la nube puede adaptarse al volumen de las tareas administrativas necesarias. ¿Cómo? Bueno, el software añade funciones y usuarios en la medida que sean necesarios.

Beneficios adicionales de utilizar un software de contabilidad en la nube

• Manejo de una base de datos única y centralizada: gracias al software de contabilidad nunca habrá dos versiones de un mismo archivo y la coherencia de los procesos contables está garantizada;


• Contabilidad personalizada: una plataforma contable en la nube puede adaptarse a las metodologías, los flujos de trabajo, las terminologías y los tiempos con los cuales opera una empresa;


• Permite agregar firmas y marcas corporativas a cualquier documento emitido por la empresa;


• Accesible en cualquier momento y en cualquier lugar sin necesidad de adquirir programas adicionales (como una VPN, por ejemplo);


• Informes y visualización de datos en tiempo real: esta característica es crucial para mejorar el rendimiento de la empresa y al momento de detectar y corregir problemas;


• Proporcionan herramientas analíticas que suelen “traducir” datos complejos en gráficos más sencillos de entender;


• Posibilidades de integración con otros programas disponibles en la suite del proveedor, tales como funciones adicionales de automatización, plataformas de facturación y sistemas alternativos de pago en línea, entre otros.

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