Trabajar desde casa: Una guía para pequeñas empresas

Hace no mucho tiempo el trabajo remoto era posible solo para empresas grandes. Hoy en día, en especial desde el inicio de la pandemia, los pequeños negocios también se han visto en la necesidad de otorgar el beneficio de trabajar en casa a sus empleados, con todo lo que ello implica.

En este momento, las empresas pequeñas son más propensas a querer contratar miembros para el equipo y todo el proceso de onboarding posterior, pero de forma remota.

Una de las razones principales es que se disminuyen gastos como electricidad y alquiler de espacio de oficina.

El cambio de colaboradores en persona a esos que están en otras locaciones también se ha dado por el acceso más fácil que existe hoy a las herramientas que permiten el trabajo a distancia posible. Claro está que otra razón hoy en día es el distanciamiento social.

Sea cual sea tu razón para trabajar en remoto, aquí te vamos a compartir cinco pasos que puedes tomar para asegurar la mejor productividad de tus empleados, compromiso con la empresa y el proyecto, y bienestar en general de los colaboradores remotos.

¿Cuáles son algunos lineamientos efectivos para trabajar desde casa?

Esto se refiere a los lineamientos que puedes indicar para que todos los miembros del equipo remoto sigan. Las limitaciones van a definir cualquier programa de trabajo desde casa. Los equipos distribuidos pueden tener el lujo de reunirse el uno con el otro cara a cara, haciendo alineaciones en el trabajo a realizar, colaboraciones, entre otros.

Trabajar desde casa requiere un cierto nivel de estructura para mantener a todos en la empresa avanzando hacia adelante, y esta va a depender de tu negocio específicamente.

Por ejemplo, si tienes un equipo de atención al cliente, ellos tendrán un rango de horas laborales diferentes a los de los miembros del equipo con un horario más tradicional.

Para comenzar a desarrollar tus guías de trabajo desde casa, considera responder las siguientes preguntas:

¿Existen horas específicas en las que todo el mundo en la organización debería trabajar?

¿Mis empleados deberían evitar trabajar en lugares públicos o con conexiones de internet poco seguras?

¿Qué tan frecuentemente deberían los miembros de mi equipo conectarse con sus jefes o gerentes de proyecto?

¿Tengo que medir la productividad de mi equipo a distancia?

¿Hay un máximo número de horas que quiero que las personas que trabajan a distancia cumplan?

¿Todas las personas de la empresa son elegibles para trabajar de forma remota o es un beneficio que se ganan algunas?

Cómo hacer que los equipos remotos sean más productivos

Los equipos remotos pueden ser un reto en términos de productividad. No hay duda que el ambiente global actual ha impactado la forma en que trabajamos y hacemos negocios.

Estar fuera del lugar de trabajo afecta la manera en la que uno realiza sus tareas. No todo el mundo funciona de la misma forma cara a cara que a distancia.

Puedes realizar un análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) para evaluar cómo está funcionando tu equipo a distancia y también te recomendamos echarle un vistazo a estos métodos que explicaremos a continuación para incrementar la productividad en el equipo remoto.

Te sugerimos ver algunos ejemplos de FODA con el fin de sacarle el mejor provecho a la herramienta.

1. Obtén retroalimentación sobre el trabajo remoto

El trabajo remoto no es algo con el que todo el mundo esté familiarizado, pero tiene sus ventajas. Desde ya las personas se están acostumbrando a este nuevo método de trabajo.

A medida que transcurre el tiempo de pandemia, por ejemplo, ya es mucho más común encontrar equipos que trabajan completamente desde casa. Algunos tips para lograrlo exitosamente son:

Evaluar qué dificultades tienen las personas debido al cambio en las condiciones de trabajo.

¿Qué disfrutan del trabajo en casa?

¿Hay algunas sugerencias para mejorar?

¿Qué se puede hacer para que el sistema de trabajo a distancia sea más eficiente?

¿Hay algún malentendido que haya surgido de la situación de trabajo remoto?

Estas preguntas te permitirán ayudar a los equipos remotos para que sean más eficientes. Las respuestas a las mismas te llevarán a mayor productividad y mejores resultados.

Los gerentes pueden hacer un gráfico de líneas, por ejemplo, o una línea de tiempo para compartir y crear un ambiente más productivo dentro de la compañía.

2. Comunícate con frecuencia

Trabajar lejos físicamente de los colegas hace que la comunicación pueda complicarse. Las personas ya no tienen la oportunidad de detenerse frente al escritorio de alguien para una actualización o conversación rápida.

No solo esto puede hacerte sentir aislado, pero puede llevar a que los empleados se sientan desconectados de sus equipos y baje la productividad.

En estas circunstancias, es necesario sostener reuniones regulares con empleados individuales o los equipos completos.

Pueden ser sesiones rápidas de unos 15 minutos en donde las personas involucradas comparten sus pensamientos. También pueden ser reuniones de una hora de duración en donde todos comentan lo que han avanzado, aprendido, estrategias e ideas.

La comunicación constante es vital para los negocios que han hecho la transición a este modelo de trabajo. Una forma diferente de trabajar requiere que los equipos se mantengan al tanto de los avances de forma regular.

No importa el método de comunicación que utilices, debería ser siempre una opción para facilitar mejores conexiones entre los miembros del equipo y así disminuir los sentimientos de soledad.

3. Conectarse para más cosas que solo trabajo

Para muchos, los sentimientos de aislamiento pueden ser abrumadores, especialmente si les ha tocado trabajar en casa repentinamente.

Los empleados que trabajan desde casa pueden tener incluso a otros familiares con ellos y de esta manera mantener el contacto humano. Sin embargo, algunos viven solos, lo que puede desmotivar y ser contra productivo.

Para ayudar a los equipos remotos ser exitosos, los gerentes deberían crear espacios en donde las personas puedan disfrutar conversaciones no relacionadas al trabajo.

Las reuniones de equipo deberían permitir momentos en los que las personas puedan compartir lo que están viviendo en sus vidas, si así lo desean. Adicionalmente, los gerentes no deberían olvidarse de celebrar los logros de la empresa o de los empleados individualmente ya que ayuda con el sentimiento positivo.

Puedes sostener eventos en línea e invitar a las personas a conectarse. Una idea es hacer un collage de videos o de fotos de los últimos acontecimientos en la empresa, tanto del equipo que trabaja cara a cara con el remoto, y compartirlo en un newsletter, por ejemplo.

4. Sé claro con las expectativas

Manejar las expectativas de los empleados siempre debería ser una prioridad, independientemente de si el equipo trabaja desde casa o en la oficina.

Cuando una persona no sabe qué hacer o qué objetivos debe alcanzar, la probabilidad de que su productividad disminuya es alta.

Se hace incluso más necesario en el entorno del trabajo a distancia ser muy claro sobre las expectativas que se tienen.

Lo ideal es tomarse un tiempo en el momento en que entra un nuevo miembro al equipo para mostrarle cómo funciona la metodología de trabajo. Pueden apoyarse con un diagrama según sea el caso. Por ejemplo, observa este sobre el flujo para manejar propuestas y requerimientos:

5. Priorizar resultados, no horas

Demasiados gerentes en el mundo laboral premian la cantidad de tiempo que se invierte trabajando en lugar de lo eficiente que es el trabajo realizado y si los resultados fueron logrados. Este enfoque se exacerba cuando todo el mundo está trabajando desde casa.

Los gerentes remotos no pueden revisar lo que sus equipos están haciendo durante las horas designadas. A diferencia de un espacio de oficina en donde sabes cuando alguien está o no en su escritorio, en sus casas, las personas pueden estar frente al computador o no.

Además, no es razonable esperar que las personas trabajen en casa de la misma forma en que lo harían en la oficina. Muchos tienen niños en casa y necesitan ajustarse a sus horarios.

En lugar de insistir en que las personas trabajen largas horas, es mejor enfocarse en cómo y cuándo pueden lograr los resultados deseados. Este enfoque llevará a una mentalidad más productiva.

Dales a los equipos metas accionables y entregables a las que apuntar. Sé flexible si se encuentran con algún bloqueo y presión.

6. Apoya a tus colegas

La transición del trabajo remoto y la certidumbre de que esto pudiese ser el futuro para el lugar de trabajo de forma definitiva más adelante ha sido difícil para algunos lugares de trabajo.

Gerentes, equipo y ejecutivos todos necesitan acordar juntos apoyarse mutuamente durante estos tiempos difíciles. Comprender las limitaciones de cada uno, con respecto a conectividad, horas disponibles o necesidades especiales, deberían ser reconocidas y tomadas en cuenta.

Hacerse chequeos mutuos con regularidad, así sea solo un “hola” ayuda a las personas a permanecer conectadas, sentirse menos abandonadas e incrementar la productividad.

Agregar más entrenamiento puede parecer como una tarea fastidiosa pero la verdad es que ayuda a las personas a trabajar mejor, lo que es un ejercicio que vale la pena.

Más importantemente, sin importar el nivel en el que trabajan, los empleados deberían sentir que tienen a alguien con quien contar y en quien apoyarse si las cosas no salen como estaban planificadas.

7. Usa herramientas de comunicación

El primer y más importante paso es el de mejorar tus esfuerzos de comunicación. Llamadas de teléfono y mensajes de texto son eficientes para hacer contactos rápidos, pero trabajo remoto a largo plazo requiere otros canales que son mejores en emular el lenguaje corporal y otras pistas visuales.

Integrar una conferencia de video en tu paquete de comunicación es la mejor solución para algunos negocios. También, muchos servicios de reuniones virtuales ofrecen versiones pagas y gratuitas. Estas pueden ayudarte a mantenerte conectado sin generar una carga adicional.

Algunas herramientas remotas hacen que la comunicación sea mucho más eficiente que el email. Para que la misma sea rápida y eficiente, diversas herramientas en línea pueden llevarte a ser más productivo.

Aplicaciones como Slack, Microsoft Teams, Zoom, Skype y Google Meet hacen que todo sea más fácil para la comunicación a distancia. Eso sí, si utilizan videollamadas, traten de utilizar el video tanto como sea posible ya que poder ver a los colegas ayuda a estrechar lazos.

Otras herramientas útiles son Trello y Asana que permiten que la colaboración sea más eficiente. Además, todas estas que hemos mencionado son bastante intuitivas y fáciles de usar. Puedes etiquetar a colegas, agregar fechas de entregas, crear listas y más.

Implementar herramientas para promover la productividad es necesario para equipos remotos y en vista de la nueva realidad que afrontamos, es necesario buscar sumar en todas las formas posibles.

Acerca de la autora: Este artículo fue escrito por Ermelinda Maglione.