Cómo usar WhatsApp desde múltiples dispositivos al mismo tiempo para gestionar clientes de forma efectiva

WhatsApp es actualmente una de las herramientas más importantes en el mundo del Marketing y los negocios, pues a través de esta aplicación se pueden gestionar ventas y mantener contacto directo con los clientes de una forma muy sencilla; sin embargo, pese a los múltiples beneficios que ofrece, existen algunas limitaciones que se convierten en un dolor de cabeza para las empresas, especialmente para aquellas que reciben diariamente grandes cantidades de pedidos.

Por ejemplo, debido a que WhatsApp solo se puede manejar desde un único dispositivo, es común que las empresas tengan varios números distintos para atender a sus clientes, lo cual termina siendo confuso e ineficiente. Es cierto que WhatsApp Business ya ha anunciado que permitirá abrir su versión web desde hasta cuatro dispositivos al mismo tiempo, pero esta solución se queda corta para aquellas empresas que tienen un equipo de ventas de más de 4 personas. Además, la aplicación no permite ver quién es la persona que se encargó de responder determinada conversación y tampoco ofrece métricas relevantes acerca de la efectividad del equipo de ventas.

¿Cuál es la solución entonces? ¿Qué pueden hacer las empresas para gestionar de forma efectiva a sus clientes a través de WhatsApp?

En este video, vamos a hablarte de Callbell, una plataforma creada justamente para solucionar estos y otros inconvenientes relacionados con la gestión de clientes a través de WhatsApp. ¡Dale play!

¿Qué es Callbell?

Callbell es una plataforma de WhatsApp Multiagente. Esto significa que está diseñada para ayudar a equipos de venta en los que varias personas están a cargo de la gestión de clientes a través de WhatsApp, bien sea para atenderlos o darles soporte.

Estas son algunas de sus características y funcionalidades más relevantes:

Multiagente y multidispositivo: Con Callbell puedes encargar a varias personas de gestionar un único número de WhatsApp, evitando así tener que crear un número por cada agente. Además, la plataforma puede gestionarse simultáneamente desde diferentes dispositivos, ya sean móviles o computadoras.

Integración con múltiples canales de contacto: Aunque en este video nos estamos enfocando en Callbell como herramienta para la gestión de clientes por WhatsApp, es importante mencionar que en la plataforma es posible integrar también otros canales de mensajería, como Instagram Direct, Facebook Messenger y Telegram, permitiéndote así centralizar todas las conversaciones de tu empresa.

Registro de agentes y creación de equipos: Una vez crees tu cuenta en Callbell, podrás invitar a las personas de tu equipo a que se unan para que puedan participar en la gestión de clientes. Cuando ellos se unan, tienes la posibilidad de organizarlos en equipos según sus respectivas funciones. Por ejemplo, puedes crear un equipo de ventas, un equipo de contabilidad y un equipo de soporte, así tendrás estructurado y organizado al personal que trabaja contigo.

Asignación de conversaciones: Si un cliente te escribe por WhatsApp, puedes asignar manual o automáticamente la conversación a un agente de tu equipo según el tipo de información que requiere. En el caso de la asignación manual, sería el administrador el encargado de realizar la asignación al agente idóneo para atenderla. En el caso de la asignación automática, se deben establecer previamente los criterios para que el sistema se encargue de asignar la conversación al agente disponible del área respectiva según el requerimiento del cliente.

Métricas y Estadísticas: A través de la plataforma tendrás acceso a datos relevantes acerca de la efectividad de tu equipo de ventas. Por ejemplo, puedes saber cuántas conversaciones se gestionaron en un periodo de tiempo determinado, cuál es el tiempo promedio de respuesta de cada agente, cuáles son los canales de conversación más usados por tus clientes, etc.

Widget para sitios web: Con Callbell puedes crear un widget para instalar en tu sitio web y permitirle a tus clientes contactarte desde su canal de mensajería favorito. Es sencillo, elegante y práctico.

¿Cómo utilizar Callbell en tu empresa?

Para empezar a usar Callbell, sólo debemos ingresar a www.callbell.eu y crear una cuenta gratis.

Tras finalizar el proceso de registro, recibiremos un email de confirmación para activar nuestra cuenta y ya estaremos listos para utilizar la plataforma.

Al iniciar sesión por primera vez, tenemos dos opciones: ir al módulo de “Gestión de chats”, desde el cual podemos integrar los servicios de mensajería que manejamos en nuestro negocio; o ir al módulo de “Widget”, desde el cual podemos crear el widget de Callbell para instalar en nuestro sitio web.

Vamos a elegir “Gestión de chats”.

Luego, debemos determinar cuántos usuarios planeamos invitar en nuestra cuenta, es decir, cuántas personas harán parte de nuestros equipos para la gestión de clientes. A modo de ejemplo, voy a indicar que planeo registrar 2 usuarios, aunque más adelante se pueden agregar más usuarios en caso de que lo necesitemos.

Doy en “Ir a mi cuenta” y listo, ya podré comenzar a realizar las configuraciones necesarias.

Este es el panel de administración o dashboard:

En el menú de la parte superior izquierda tenemos un botón que nos lleva siempre de regreso al dashboard en caso de que estemos en otra sección.

Luego tenemos un botón para ir a gestionar las conversaciones que se generen en los diferentes servicios de mensajería que decidamos integrar. Recuerda que uno de los grandes beneficios de Callbell es poder centralizar todas las conversaciones desde los diferentes canales que manejamos, lo cual se traduce en mayor productividad para nuestra empresa.

El siguiente botón nos lleva a la sección de métricas, desde la cual podemos monitorear la eficiencia de nuestro equipo de ventas a través de diversas estadísticas clave.

Y, por último, tenemos un botón muy importante, que es el de las configuraciones. Desde allí podemos agregar la información de nuestro perfil, establecer los datos de facturación en caso de que decidamos adquirir uno de los planes pagos de Callbell, configurar el tipo de notificaciones que queremos recibir, integrar los servicios de mensajería que manejamos, configurar el widget para instalarlo en nuestro sitio web, crear y gestionar etiquetas para organizar las conversaciones que tengamos con nuestros clientes, configurar respuestas rápidas para hacer más eficiente el proceso de atender a los clientes, crear y administrar los equipos que estarán a cargo de gestionar las conversaciones en la plataforma, establecer las reglas de asignación automática para que el sistema se encargue de direccionar las conversaciones a través del agente o equipo idóneo y configurar respuestas automáticas que se envíen en momentos clave de la conversación, como un mensaje de bienvenida o un mensaje en caso de que no haya un agente disponible en el momento.

Tómate el tiempo de revisar con detalle cada una de las configuraciones. Cuánto más aproveches estas opciones, mucho más eficiente será el proceso de gestionar clientes por WhatsApp en tu empresa.

Más abajo tenemos otro menú con tres opciones. La primera es una campana de notificaciones, que es importante revisar porque a través de ella nos enteramos de las novedades de la plataforma. La segunda es un botón directo hacia soporte técnico, que nos lleva a un módulo con información importante para aprovechar al máximo nuestra cuenta. Y, la tercera nos permite activar o desactivar nuestra disponibilidad en la plataforma, así evitamos que el sistema nos asigne conversaciones si no estamos disponibles y los otros miembros del equipo pueden saber quiénes de sus compañeros no están disponibles en determinado momento. También, tiene acceso directo a la configuración de la información personal de nuestra cuenta, un botón de notificaciones y la opción de desconectarse o cerrar sesión en la plataforma.

Finalmente, en la parte inferior derecha del tablero tenemos un widget de chat en el que el bot de Callbell nos ofrece su ayuda. Si tenemos alguna duda, a través de este chat podemos resolverla.

Ya que hemos explorado la plataforma y conocemos sus elementos, ahora si a configurarla para sacarle provecho. Te recomendamos comenzar con dos pasos fundamentales:

El primero, es integrar los servicios de mensajería que utilizas en tu empresa. Para ello, vamos a ir al botón que nos lleva al dashboard o tablero y desde aquí podemos conectar nuestras cuentas.

Luego de conectar las cuentas, el siguiente paso es invitar a las personas de nuestro equipo. Para ello, ahí mismo en el tablero vamos hasta la parte de abajo y encontramos la opción de invitar a nuestros compañeros. Damos clic y nos aparece la opción para indicar el email de la persona que queremos invitar. Nuestro compañero recibirá un email para registrarse en Callbell y tras registrarse quedará automáticamente inscrito en nuestra cuenta. Luego, podemos agregarlo al equipo del cual hace parte.

Ya con nuestras cuentas conectadas y con las personas de nuestra empresa registradas, ahora si es cuestión de configurar las demás opciones para aprovechar al máximo todas las funciones de Callbell y olvidarnos de las limitaciones e inconvenientes que sufrimos al tratar de gestionar clientes directamente desde Whatsapp o desde otro sistema de mensajería instantánea.

En cuanto al precio, Callbell ofrece 3 opciones: La primera es una opción gratuita que incluye únicamente el widget de chat para instalar en nuestro sitio web. La segunda, tiene un precio a partir de 14 Euros y te permite acceder a todas las funcionalidades e integraciones que hemos mencionado; sin embargo, este precio depende de la cantidad de agentes que registres en tu cuenta y de los servicios de mensajería que decidas integrar. Y, la tercera opción es personalizada para aquellas empresas que cuentan con equipos de venta conformados por más de 15 personas. En todo caso, al regístrate, incluso desde la opción gratuita, tienes acceso a todas las funcionalidades por 6 días para que pruebes la plataforma y ya decidas cuál es el plan que más te conviene.

Conclusión

Whatsapp, y las demás aplicaciones de mensajería instantánea, se han convertido en una herramienta imprescindible para la gestión de clientes en toda empresa; sin embargo, las propias aplicaciones se quedan cortas ante las necesidades de las empresas. En este contexto, las plataformas de mensajería multiagente, como Callbell, surgen como una solución efectiva, permitiéndole a los equipos de venta optimizar la forma en que gestionan las conversaciones con sus clientes y ofreciéndoles métricas relevantes para hacer seguimiento a su productividad.

Ingresa aquí y regístrate gratis en Callbell para aumentar tus ventas a través de WhatsApp.

*Este contenido es patrocinado por Callbell, la plataforma multiagente que te ayuda a maximizar la productividad de tu empresa al gestionar clientes por WhatsApp y otros servicios de mensajería.