10 Tips para crear propuestas comerciales efectivas en PDF y conseguir más clientes

Cada vez son más las empresas que optan por gestionar y enviar propuestas comerciales en formatos digitales, tanto por razones económicas y ambientales, como porque resulta ser mucho más eficiente.

Sin embargo, pese a las evidentes ventajas que ofrece la gestión digital de documentos, existen algunos errores comunes que cometen las empresas al hacerlo y que terminan por afectar negativamente al proceso comercial.

Uno de dichos errores mencionados es usar formatos de documentos que puedan generar inconvenientes al revisarlos o compartirlos, por eso queremos recomendarte que, cuando necesites enviar una propuesta comercial, lo hagas usando el Formato PDF. A continuación, te explicamos las razones.

¿Por qué usar el Formato PDF para tus propuestas comerciales?

El PDF es ligero, multiplataforma y fácil de gestionar. Estos son los principales beneficios que ofrece a emprendedores y empresarios:

• Mantiene integro el aspecto del documento: ¿Te ha pasado que haces una atractiva propuesta, pero cuando el cliente la abre todo el texto y las imágenes están hechas un caos? Esto se evita con el PDF. Este formato permite que la visualización del documento sea tal y como la hayas guardado, sin importar desde qué dispositivo o software se abra.
  
  De igual forma, si el cliente necesita imprimir la propuesta, tendrás la certeza de que esta no se verá afectada; cosa que sí sucede con otros formatos de documentos, cuyos márgenes y textos se desajustan en el proceso de impresión.


• Mayor seguridad: Si se trata de una propuesta con información confidencial, el formato PDF te permite proteger el contenido con una contraseña. Además, el formato permite usar mecanismos electrónicos para determinar la autenticidad del documento.


• Permite realizar búsquedas fácilmente: Si necesitas encontrar una palabra clave dentro del documento, las herramientas de visualización de PDF’s incluyen buscadores muy efectivos.


• Ocupa menos espacio en disco: El tamaño de los documentos en PDF suele ser menor que el de otros formatos, lo que se convierte en una enorme ventaja al momento de almacenarlo o compartirlo.


• Es interactivo: Dentro de un PDF puedes incluir enlaces internos o externos accionables con un clic, ideales para llevar a tus clientes a la acción.

Bien, ahora que ya hemos aclarado los beneficios del PDF al momento de enviar propuestas comerciales, ahora veremos algunas claves importantes para que puedas crear y gestionar propuestas efectivas en este formato.

Cómo crear propuestas comerciales efectivas en PDF

Imagen por 4zevar / Shutterstock

1. Información relevante

Tus propuestas deben ser concisas y fáciles de digerir.

En ocasiones, los emprendedores añaden más información de la necesaria y solo consiguen que el cliente pierda el foco en lo que es importante.

Asegúrate de que las primeras páginas del documento permitan visualizar lo más relevante.

¿Qué información incluir en tu propuesta? Esto es lo que les interesa a tus clientes:

• Propuesta de valor. ¿Cómo aportas valor a la vida de tu cliente? ¿Le ayudarás a ahorrar tiempo, esfuerzo o dinero? ¿Le ayudarás a lograr mejores resultados? Tu propuesta de valor debe ser contundente, dejando absolutamente claros los beneficios cuantificables de trabajar contigo.


• Detalles del servicio. Explica las características básicas del servicio: cantidad, tiempos, qué incluye, qué no incluye, precio, formas de pago, etc.


• Alternativas de servicio. Si ofreces alternativas de planes o precios, explícalas de una forma fácil e interpretar. Usar cuadros comparativos o gráficas es un excelente recurso.


• Respuestas a preguntas más comunes. Suele suceder que la gestión de un cliente se dilate más de lo debido porque la propuesta deja abiertas dudas que podrían haberse aclarado desde un comienzo. Si conoces a tus clientes, sabes cuáles son sus dudas u objeciones más comunes, entonces asegúrate de responderlas dentro de la propuesta. Ahorrarás un tiempo muy valioso.


• Llamados a la acción. La propuesta comercial es una herramienta de ventas, por lo que es importante orientarla a que el cliente realice acciones concretas. No solo tienes que persuadir, sino también convencer y convertir.


• Datos de contacto. Ofrece diferentes alternativas para que el cliente pueda contactarte fácilmente en caso de que quiera cerrar el trato o solicitar información adicional.

Puede que, según el tipo de empresa que manejas o el tipo de servicio que ofreces, necesites incluir otros elementos relevantes, por eso es fundamental siempre elaborar las propuestas pensando en qué necesita saber el cliente, más que en qué quieres mostrar tú. Recuerda: Cuanto más cortas y claras sean tus propuestas, mucho más efectivas serán.

2. Imágenes de buena calidad

La información gráfica es clave para construir propuestas atractivas, pero evita el error de expandirlas arbitrariamente haciéndoles perder su forma o calidad.

Las imágenes deben integrarse con el diseño y aportar valor a la información que se está presentando.

Usa infografías, gráficos de datos, fotos de productos e imágenes que persuadan la forma en que el cliente revisa la propuesta (por ejemplo, fotos de personas en primer plano mirando a un lugar específico o con sus manos señalando algo).

Evita usar imágenes descontextualizadas o con elementos que nada tengan que ver con tu propuesta de valor. No se trata de usar imágenes por usarlas, sino de apoyarse en el contenido gráfico para preparar propuestas que generen un gran impacto visual.

3. Un diseño agradable

Ya que tenemos una propuesta con información relevante e imágenes de calidad, lo siguiente es dar diseño a nuestra propuesta.

Usa colores y tipografías agradables. Hay colores y tipos de letra que pueden ser impactantes en un primer vistazo, pero que suelen generar molestia cuando se usan en textos extensos.

Utiliza los elementos de tu marca sutilmente dentro de la propuesta. No tienes que poner tu logo y slogan como marca de agua en cada página de la propuesta.

Ten en cuenta la experiencia del usuario. No olvides que: un mal diseño, arruina un buen mensaje.

4. Elementos interactivos

Como lo mencionamos previamente, los documentos PDF permiten incluir elementos interactivos, por lo que te recomendamos aprovechar esta característica.

Puedes, por ejemplo, incluir un link de pago dentro de la propuesta para que el cliente contrate el servicio directamente.

Puedes incluir links internos a partes clave del documento o links externos a medios de contacto o portafolios online.

Puedes crear formularios que se puedan rellenar en caso de que quieras recibir feedback o información relevante de tu cliente.

En fin, las opciones son variadas. Depende de tus necesidades y de tu creatividad aprovecharlas.

5. Optimiza tu PDF

Si bien el formato PDF es mucho más ligero que otros formatos, puede que tu propuesta quede demasiado pesada por la cantidad de contenido gráfico que añadiste.

Sin embargo, la solución a este inconveniente es bastante sencilla. Con esta herramienta puedes reducir el tamaño de tu PDF online de manera fácil y rápida.

Es una herramienta práctica y completamente automatizada. En cuestión de segundos tendrás tu PDF optimizado y manteniendo la calidad del contenido.

Como tip adicional, recuerda guardar una copia editable de tu propuesta. Es posible que tengas que modificarla posteriormente según los requerimientos del cliente.

6. Nombre descriptivo

Puede parecer un detalle menor, pero no lo es.

Una vez esté lista y optimizada tu propuesta, ponle un nombre clave y descriptivo separado por guiones con una estructura así: “Propuesta-Servicio-Empresa”.

Supongamos que tienes una agencia de marketing llamada ”StrategyConsulting” y te solicitan una propuesta de estrategia digital, entonces, un nombre ideal sería: Propuesta-Estrategia-Digital-StrategyConsulting

Puedes usar otra estructura que te guste más, pero recuerda incluir el nombre del servicio y de tu empresa.

¿Por qué hacerlo así?

Al incluir palabras clave en el nombre del documento, facilitas que el cliente pueda encontrarlo fácilmente y le generas mayor confianza. Además, hay gestores de correo que llevan a spam los documentos sospechosos; si le dejas a la propuesta un nombre lleno de números o espacios, puede que sea detectado como riesgoso.

Los detalles hacen la diferencia.

7. Un mensaje persuasivo

¡Tenemos nuestra propuesta lista!, ¿Qué sigue? Enviarla y gestionarla.

Al enviar la propuesta, añade un mensaje persuasivo y que invite a interactuar. Déjale claro al cliente que estás a su disposición para brindarle información adicional o asesorarlo con respecto a tu servicio.

Este mensaje envíalo desde un canal corporativo para generar confianza y centralizar la comunicación.

8. Contexto clave

Elige el canal más adecuado para enviar la propuesta según las características de tu cliente. Para algunos está bien enviarla por Whatsapp, pero para otros definitivamente es mejor hacerlo por email. Todo depende del cliente y del contexto.

También, envía la propuesta en un momento clave. Ten en cuenta el huso horario del cliente para que la propuesta llegue oportunamente y sin generar molestias.

9. Mensaje de seguimiento

Cuando haya transcurrido un tiempo prudente, puedes contactar al cliente para consultarle si ha tomado una decisión o si puedes ayudarle a resolver alguna duda al respecto. Si tú no haces el respectivo seguimiento, tu competencia si lo hará y se quedará con el cliente.

Es importante que seas puntual y conciso en cada interacción con el cliente. Si le haces perder el tiempo o te tornas molesto, vas a arruinar una potencial relación comercial.

10. Mensaje de cierre

Tanto si decide comprarte como si no, es importante finalizar el proceso de gestión del cliente con un mensaje que abra puertas.

Si te compra, envía un mensaje de agradecimiento por confiar en ti y muéstrale que ha tomado una excelente decisión. Ponlo en contacto con las personas de tu equipo que se encargarán de brindarle el servicio y hazle saber que ya es parte de tu empresa.

Si no te compra, envía un mensaje de agradecimiento por haberte tenido en cuenta y aclárale que tu empresa está a su servicio en cualquier momento que lo requiera.

Más que cerrar una venta, es abrir una relación.

Conclusiones

El formato PDF es muy efectivo para la gestión comercial, pero es importante usarlo adecuadamente.

No basta con crear buenas propuestas, sino que estas deben estar acompañadas de una sólida estrategia de comunicación y persuasión para garantizar su efectividad.

Una vez domines el PDF como documento estándar para tu empresa, gozarás de sus enormes beneficios.

Si necesitas convertir o gestionar tus documentos sin complicaciones, descubre multitud de herramientas PDF online y gratuitas en la web de Smallpdf.

¿Usas el formato PDF para tus propuestas comercial? ¿Cuál otro tip consideras relevante para crear propuestas efectivas? ¡Déjanos tus comentarios y aportes acerca del tema!

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