Cómo aumentar la productividad mediante herramientas visuales

Para un trabajador promedio que recuerda solo el 10% de lo que escucha y el 30% de lo que ve, un enfoque visual para aumentar la productividad en el lugar de trabajo puede ser muy útil. Los seres humanos, visualmente conectados, tienen la capacidad de darle sentido a una escena visual en menos de 1/10 de segundo.

Por eso, las herramientas que llevan a los empleados a participar a través de medios visuales tienen una mayor probabilidad de generar resultados positivos, ya sea aumentando la productividad en el lugar de trabajo o entendiendo una lección.

Las imágenes no solo se quedan en la memoria a largo plazo, sino que también mejoran la comprensión en un 50%. Si bien las barreras del idioma se han convertido en un obstáculo importante para la comunicación en las oficinas, los enfoques visuales han demostrado ser muy eficaces para superarlas. Una imagen vale más de 1000 palabras y puede ser entendida por cualquier persona independientemente del idioma que hable.

A continuación, algunas herramientas de productividad de oficina basadas en elementos visuales que pueden ayudarte a optimizar tu trabajo en la oficina y hacer que aumente significativamente la productividad.

Cómo aumentar la productividad en el lugar de trabajo con mapas mentales

Un mapa mental es una técnica que te permite visualizar ideas, conceptos o estrategias, por muy simples o complicadas que sean. Un mapa mental involucra tanto el cerebro izquierdo (cuyas habilidades mentales están relacionadas con secuencias, líneas, letras y números) y el cerebro derecho (cuyas habilidades mentales están relacionadas con el color, la conciencia espacial, la imagen y el ritmo).

Crear un mapa mental, que es una combinación de imágenes, colores, líneas y disposición espacial, requiere el compromiso de ambos lados. Esto refuerza la capacidad de pensar y estimula la creatividad.

Al generar una lluvia de ideas, desarrollar una estrategia o incluso planificar una tarea o un evento, el uso de un mapa mental puede ayudar a proporcionar más estructura a todo el proceso. Un mapa mental ayuda tanto a aumentar la productividad como a ahorrar tiempo.

Cómo mejorar la participación de los empleados con diagramas de flujo

El diagrama de flujo es una de las herramientas de productividad de oficina más comunes y se utiliza para visualizar los pasos de un proceso. Ilustra las relaciones entre cada paso, exponiendo áreas en el proceso que pueden ser confusas o erróneas. El uso de un diagrama de flujo al desarrollar una estrategia o planificar un proyecto podría ayudar a:

• Identificar métodos ideales para completar cada paso del proceso.
• Servir como mapa de todo el proceso (monitorear y registrar el progreso realizado).
• Identificar áreas que necesitan mejorar.

No son solo para mapear procesos – los diagramas de flujo también se pueden utilizar para tomar decisiones e incluso resolver problemas. Cuando te enfrentes a elegir la mejor entre dos o más alternativas, puedes utilizar un diagrama de flujo para tomar una decisión bien contemplada. Asimismo, cuando surge un problema, puedes utilizar un diagrama de flujo para encontrar la solución óptima.

Cómo mejorar la planificación de proyectos con diagramas de Gantt

Un diagrama de Gantt es una herramienta visual de planificación de proyectos. Si bien ilustra gráficamente el cronograma de un proyecto, ayuda a planificarlo, monitorear y rastrear el progreso. Un diagrama de Gantt proporciona una descripción general rápida de todos los detalles importantes de un proyecto, como las diferentes tareas, su duración o incluso si se superponen entre sí, etc.

Utiliza un diagrama de Gantt al planificar un proyecto para realizar un seguimiento del progreso de cada tarea individual en la que estás trabajando. Con su ayuda, podrás estimar correctamente tus tareas y enviar tu trabajo a tiempo.

Si eres el gerente del proyecto, un diagrama de Gantt también puede ser muy útil al asignar recursos durante el período de planificación del proyecto.

Cómo aumentar la productividad en el lugar de trabajo con organigramas

Con un organigrama puedes visualizar la estructura de tu organización. Una representación gráfica de la organización brinda una visión rápida de la jerarquía, las responsabilidades laborales y su estructura de informes internos. Al asignar recursos durante la etapa de planificación del proyecto, el uso de un organigrama ayuda a asignar los jugadores del equipo ideales para el trabajo.

También ayuda a establecer fechas límite. Y con una imagen clara de la estructura de informes, un organigrama puede incluso ayudar a los nuevos empleados a conocer a todos y sus responsabilidades laborales durante los primeros días.

Si eres un profesional de recursos humanos, puedes utilizar los organigramas para medir KPI, para determinar quién debe ser promovido y también para la contratación. Existen plantillas de organigramas útiles para cualquier organización.

Cómo resolver problemas de forma más eficaz con diagramas de espina de pescado

El diagrama de espina de pescado es una herramienta visual de resolución de problemas. Conocido también como diagrama de causa y efecto, esta herramienta de productividad de oficina se puede utilizar para encontrar posibles causas de un problema. Un diagrama de espina de pescado proporciona la estructura para un análisis completo de un problema. También es una excelente manera de organizar ideas durante una sesión de lluvia de ideas.

El objetivo de toda organización es alcanzar su máximo nivel de desempeño de manera eficiente. Si tienes las herramientas y técnicas necesarias para identificar problemas de desempeño, aislar las causas raíz, mejorar los procesos y proporcionar las intervenciones de desempeño de los empleados adecuadas, es muy probable que puedas tener éxito aumentando la productividad en el lugar de trabajo.

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Acerca del autor: Este artículo fue escrito por Joe, de Creately.

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