Elementos clave de una gestión de proyecto exitosa

Los proyectos, sin importar su alcance, duración o tamaño, necesitan un plan de gestión de proyectos cuidadosamente construido.

Esto es cierto independientemente de la metodología de gestión del proyecto empleada para gestionarlo.

Sea una gestión de proyecto con método tradicional (en cascada), ágil o híbrido, todos los proyectos necesitan un plan de proyecto bien pensado y ejecutado.

Los proyectos involucran personas, recursos y tareas que son difíciles de entender y gestionar. ¡Incluso los proyectos más simples y pequeños necesitan un buen plan de proyecto!

Sin tener a mano el plan de gestión de proyecto adecuado, habrá una alta probabilidad de errores en los proyectos y falta de oportunidades.

Los índices históricos de éxito de proyectos en general son bajos. Para mejorar el índice de éxito de tu proyecto, necesitas empezar con una planeación adecuada.

Para aclarar este punto, el primer y más importante paso para empezar un proyecto es: crear un plan de gestión de proyecto muy detallado.

Te recomendamos, si puedes, empezar con una plantilla de gestión de proyectos o a partir de un ejemplo, en lugar de crear un plan desde cero; lo cual te ahorrará tiempo y reducirá la posibilidad de fallas o que puedas olvidar algo.

Después de haber elegido tu punto de partida, debes conocer algunos elementos clave que te describiremos aquí, para ayudarte a crear un plan de proyecto que contribuya a asegurar el éxito de tu proyecto.

Imagen por NicoElNino / Shutterstock

1. Resumen de tu Plan de Proyecto

Tu plan de gestión de proyecto no está destinado únicamente a tus colegas, personal directivo superior, accionistas o inversores.

La función principal del plan de proyecto es beneficiar a tu equipo; pero sobre todo a ti.

Por tanto, es preciso que elabores una breve guía en las primeras páginas del documento donde puedas resaltar las cosas importantes que deben saber todos.

Este resumen le dirá al lector qué busca resolver el proyecto o qué respuestas pretende encontrar; así mismo debería ofrecer una visión general de las metas a alcanzar y los entregables a su debido tiempo.

Pero el resumen no debe ser muy largo.

Mantenlo conciso, divídelo en varias secciones y considera añadir elementos visuales como íconos y gráficas para alcanzar tus logros.

Existen muchas maneras de presentar tu resumen, pero el objetivo principal es informar al lector y a ti mismo acerca de los detalles de primer nivel del proyecto.

Añade en esta sección:

• Cuándo empieza el proyecto.
• Cuándo termina.
• Los recursos necesarios.
• Objetivos del proyecto.
• y si existen retos o desafíos por resolver durante el ciclo de vida del proyecto.

Añade una sección de plan de riesgo por cada reto que identifiques.

Todo lo que resumas que esta sección te servirá luego para realizar tu informe final. Aquí hay un recurso de cómo hacer un informe que capaz te sea útil.

2. Alcance del Proyecto

El papel del resumen es ofrecer a los lectores un entendimiento conciso de lo que abarca el proyecto, mientras que el alcance del proyecto expone a las partes interesadas, todos los detalles involucrados en él.

Esto incluye los procesos que deben incorporarse al proyecto como los entregables, las metas, las fechas límite de entrega y los presupuestos.

El alcance del proyecto también deberá contener los detalles de los productos, la gestión o actualización de la página web, las tácticas de marketing y el programa de gestión de proyectos que será usado.

Otro aspecto crucial del alcance del proyecto es especificar lo que el proyecto no podrá cubrir; para garantizar que las partes interesadas tengan todo claro respecto a los entregables al final del proyecto.

El alcance del proyecto te permitirá informar a las partes interesadas si algo se encuentra más allá del rango o presupuesto, o si algo no podrá ser completado dentro del cronograma.

3. Línea de tiempo

Los proyectos no pueden durar indefinidamente, es por eso que es necesario que incluyas una línea de tiempo en tu plan de proyecto.

Usa un diagrama de Gantt para incorporar una línea de tiempo principal para definir la duración del proyecto y la prioridad de tu proyecto, tal como ves en el ejemplo a continuación.

Esta simple gráfica de barras hace que sea fácil leer y absorber información: uno de los muchos beneficios de los diagramas de Gantt.

También puedes usar diagramas para asignar tareas a equipos o personas, de manera que todas las personas involucradas en el proyecto sepan quién es responsable por cada tarea.

Dependiendo del alcance del proyecto, tu plan proyecto podría requerir más de una línea de tiempo.

Por ejemplo, proyectos más grandes con un alcance más amplio, podrían tener una línea de tiempo de alto nivel, y varias líneas de tiempo para definir nuevas responsabilidades de tu equipo.

El propósito de las líneas de tiempo es que todas las personas involucradas sepan cuándo deberán completar una tarea para asegurarte de que el proyecto no se retrase y no pierdas tiempo.

4. Presupuesto y Recursos

Para este momento, el alcance del proyecto tendría esbozado los requisitos presupuestarios que se necesitan para tu proyecto. Pero debes dejar una sección de tu plan de proyecto para dividir aún más el presupuesto.

En esta sección, tendrás que resaltar cómo será distribuido el presupuesto a través de los diversos canales del proyecto y un análisis financiero.

¿Qué monto será utilizado para personal, equipos, materiales y transporte? ¿Necesitarás capacitación de personal u otros recursos? Debes incluir todo esto en el documento.

También necesitas escribir sobre los recursos humanos que se requieren para el proyecto. ¿Cuántas personas estarán involucradas y en qué capacidad? ¿A quién se tendrán que reportar?

Considera crear un organigrama para aclarar quienes estarán involucrados en el proyecto y qué harán, como en el siguiente ejemplo.

El gráfico informará a las partes interesadas a quién deberán dirigirse para cualquier asunto relacionado con el proyecto. Además, actuará como un estímulo para que los equipos del proyecto den lo mejor de sí mismos, ya que sabrán que no están siendo tratados como engranajes anónimos en una rueda, sino como miembros valiosos del proyecto.

5. Plan de Gestión de Riesgo

Ningún proyecto puede completarse sin sufrir algún inconveniente. Siempre habrá dificultades que solucionar. Estos problemas deben tenerse en cuenta antes de que el proyecto se ponga en marcha.

Empieza por identificar qué podría salir mal. Por ejemplo, si el proyecto está relacionado con trabajo de fábrica, algunos de los problemas a los que te podrías enfrentar es a un fallo en la maquinaria, lesión de un empleado, o piezas que no lleguen a tiempo.

Una vez tengas identificado los problemas potenciales, traza un mapa de las contingencias y soluciones que podrías llevar a cabo. Cómo utilizar una maquinaria alternativa, un personal de reemplazo con habilidades similares y proveedores secundarios que puedas contactar para fabricar las piezas.

La gestión de riesgos puede parecer como un ejercicio intrascendente porque no todo lo que imaginas que irá mal, realmente irá mal. Pero como dice el viejo refrán “mejor prevenir que lamentar”, un elemento crucial para asegurar un proyecto exitoso.

6. Plan de Comunicaciones

El plan de proyectos será manejado en su mayor parte por el director de proyectos.

¿Pero qué pasa con todas las demás personas involucradas en el proyecto?, ¿cómo recibirán novedades o cambios que puedan afectar su calendario de trabajo o tareas? o ¿por medio de cuál canal de comunicación?

Tu plan de proyecto necesita incluir métodos de comunicación. Crea un informe de estado de proyecto que puedas compartir en fechas y horas determinadas; como una semana antes de la fecha límite, cada mes, trimestre o año. Prueba tal vez contenido interactivo también, para captar la atención de tu audiencia de una forma diferente.

Debajo puedes ver un ejemplo de un informe de estado de proyecto para tener ideas e inspirarte.

Tener noticias regulares asegurará que todo el mundo esté en la misma página, que no haya duplicación de tareas, y que cualquier problema potencial se detecte lo más pronto posible.

Conclusión

Completar proyectos toma tiempo y energía. Hay varios factores involucrados que afectarán el éxito del proyecto.

El factor número uno para tener éxito en cualquier proyecto, son las personas que trabajan y manejan el proyecto.

El segundo factor es contar con un gran plan.

Mantener a todos enterados y actualizados debe ser una prioridad para un director de proyecto.

A medida que se actualiza y se revisa el plan de gestión de proyectos, asegúrate de que todas las personas puedan acceder a este en tiempo real.

La mejor manera de hacerlo es que todo el mundo tenga acceso al plan de proyecto, como un documento en línea confiable y seguro.

Empieza el documento con un resumen conciso de lo que incluye el proyecto, luego descríbelo de una manera más detallada en el alcance del proyecto.

Siempre incluye una línea de tiempo, preferiblemente usando un diagrama de Gantt y detalla el presupuesto y los recursos necesarios para el proyecto total.

Los proyectos pueden desviarse fácilmente, así que identifica de antemano los factores de riesgo y planifica métodos de comunicación para mantener a todos informados.

Teniendo claros estos elementos clave en tu plan de gestión de proyecto, podrás empezar a trabajar en lo que finalmente será un proyecto exitoso.

Acerca del autor: Este artículo fue escrito por Daleska Pedríquez, Growth Marketer en Venngage con experiencia en marketing de contenidos y SEO para empresas en la industria tecnológica. Licenciada en comunicaciones y con una especialización en marketing de la Universidad Católica Andrés Bello en Venezuela.

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