¿Cómo hacer un control eficiente de los procesos de mi empresa?

En el camino que se debe recorrer para controlar los procesos de una empresa se deben considerar varios aspectos. Con el control se podrá hacer de la compañía una organización más eficaz, eficiente y productiva, destinada a alcanzar cualquier objetivo similar al de crecer y ser próspera en el mercado.

El control, al igual que la coordinación, la planificación y la dirección, es una de las cuatro funciones principales de la administración de cualquier tipo de empresa, bien sea una Pyme o una gran empresa multinacional.

La literatura del área ofrece gran cantidad de información acerca de los mecanismos de control que se pueden aplicar en las organizaciones para determinar si es eficiente o no en su gestión, sin embargo, no hay que verlo como una guía estricta de aplicación ni como una biblia que se debe seguir paso a paso para llevarla al éxito.

Por el contrario, son elementos que se deben considerar desde el punto de vista de la organización misma, es decir, son aspectos que deben considerarse de forma individual o en una combinación de ellos para contribuir al proceso de mejorar su eficiencia.

Hacer un control eficiente de los procesos de mi empresa

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Importancia del control eficiente

El control puede verse desde dos ángulos, el nivel de alta gerencia debe controlar que toda la operación de la empresa salga según los objetivos generales que han sido planteados, es decir, controlar que la dirección estratégica sea efectiva.

Por otra parte, a nivel de gerencia media, el control se refiere a verificar que las metas concretas y los indicadores de operación sean alcanzados a través del personal operativo.

Para controlar que las actividades se cumplan se deben atender dos actividades básicas pero importantes:

Identificar si existen desviaciones entre la planeación y la ejecución.

Establecer los mecanismos correctivos para ejecutar los objetivos como han sido planificados.

Es decir que el objetivo de la función de control en cualquier empresa es la de prever los errores y corregirlos.

¿Cómo realizar un control de manera eficiente?

Para llevar a cabo la función de control exitosamente, pueden aplicarse algunas herramientas clave para llevar a la empresa a una gestión adecuada y convertir su potencial en una ventaja competitiva.

Algunas de estas claves, útiles tanto a grandes empresas como a Pymes, son la formulación clara y mesurable de los objetivos empresariales, la gestión y el seguimiento al mercado y los clientes, el control de gastos minimizando las deudas.

El simple hecho de desarrollar estas actividades clave en la puesta en marcha del negocio va a facilitar sobremanera el camino al éxito empresarial, sin embargo, no va a eliminar todos los obstáculos que en él se presenten, por lo que siempre es necesario estar alerta.

Etapas para llevar a cabo un control eficiente

Para ejercer un control adecuado de las actividades de la empresa es importante considerar el aspecto único de cada empresa y las acciones apropiadas para cada una de ellas según sus características, aunque todo esto es relativo, pueden considerarse algunas etapas que pueden ser comunes a todas las organizaciones, sea cual sea su tipo.

Lo primero que se debe hacer es establecer una norma, el estándar que se considera normal en la producción y el cual será el punto con el cual comparar el desempeño o ejecución de las actividades. Si se cumplen los estándares, se cumple con la norma y se considera logrado el objetivo; por el contrario, de no alcanzar el estándar de comparación, se considera que ha ocurrido una desviación a la norma y se debe corregir para retomar la actividad adecuada.

En la etapa durante la cual se establecen los índices normales de producción es importante formularlos cuidadosamente, evitar errores de lo contrario las conclusiones de los informes de control serían inadecuados, desajustados y fuera de enfoque, completamente erróneos, repercutiendo de forma negativa en la toma de decisiones.

Paso seguido se deben medir las actividades y analizar los resultados de la ejecución. La revisión y comparación con el estándar indicará la vía a tomar y en todo caso las posibles causas que hayan originado una desviación en el sistema productivo.

Detectada una desviación se deben aplicar las medidas que conducen a eliminarlas, siempre hay que considerar que puede haber al menos dos causas que puedan generar una desviación a la norma. Una de ellas es que no se hayan realizado todas las actividades necesarias para alcanzar el objetivo, la otra es que se hayan realizado todas las actividades, pero éstas eran incorrectas y se deben reformular.

Al momento de ejercer la función de control de una empresa se pueden utilizar tres tipos de técnicas: la auditoría, el control presupuestario y la aplicación de estadísticas.

Conclusión

Controlar una empresa requiere de:

Establecer objetivos realistas, viables, claros, concretos y mesurables.

Planificar los pasos y los recursos tanto materiales, como humanos y financieros para concretar las metas.

Controlar los inventarios y las existencias para evitar posibles pérdidas, optimizar los recursos y maximizar las ganancias empresariales.

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Acerca del Autor: Este articulo fue escrito por Matias Riquelme, Creador y editor del sitio Web y Empresas.