¿Qué es la facturación electrónica y por qué es importante para tu empresa?

Entérate de qué es la Facturación Electrónica y de porqué es importante para tu PYME en menos de 5 minutos.

El 24 de noviembre de 2015 la DIAN comenzó a cambiar la forma como facturarán todas las empresas en Colombia. A través del Decreto 2242 de esa fecha, se dio vía libre a un mecanismo digital para controlar la evasión que ya opera de manera efectiva en México, Chile, Argentina y Ecuador, entre otros países: nos referimos a la Facturación Electrónica.

¿En qué consiste la Facturación Electrónica?

Imagen por Andrey_Popov en Shutterstock

Muchos confunden la Factura Electrónica con un simple mecanismo de “facturación por computador”, pero ésta va mucho más allá. Efectivamente, para implementar la Facturación Electrónica sí se necesita un computador, pero su esencia más que “digitalizar” una factura consiste en enviar rápidamente una copia electrónica de cada factura emitida al ente fiscalizador de un país.

En el caso específico de Colombia, la ley determina que cada factura electrónica expedida por compañías que pertenecen al régimen común sea comunicada a la DIAN 48 horas o menos después de su expedición. La norma también especifica la forma en que se le debe enviar dicha información a la DIAN (se utiliza un formato XML de intercambio de información electrónico).

Paralelamente, la DIAN establece que se envíe la factura electrónica al comprador o “adquirente”, quien tiene potestad para aceptar o rechazar el documento electrónicamente (de no hacerlo 3 días después de recibirlo, la ley permite que se considere el documento como aceptado por defecto).

¿Qué pretende la DIAN con la Facturación Electrónica?

La Factura Electrónica pretende mejorar el control fiscal que tiene la DIAN sobre los montos reales facturados por las empresas, y los impuestos que de la facturación se derivan y que se deben a la DIAN. Con la Facturación Electrónica:

No se puede cambiar o anular una factura una vez expedida (puesto que la DIAN ya tiene copia de la factura y sabrá si se alteró). Lo anterior controla el fraude por alteración de documento. (La única forma que quedar válida para cancelar un documento es hacer una nota débito / crédito por el mismo valor –transacción que a su vez es informada electrónicamente a la DIAN para su control).

Se disminuye el fraude al reducir las transacciones sin factura (una vez expedida una factura, debido a que una copia de esta llega a la DIAN, ni quien la expide ni el adquirente podrá negar que ésta existió).

Se controla el pago correcto del IVA, puesto que toda factura electrónica desglosa a la DIAN el monto y rubro de impuesto cobrado. Esto facilita a la DIAN el cobro tributos de manera masiva.

Al existir como documentos electrónicos, la DIAN puede desplegar programas de computador e inteligencia artificial para generar cruces masivos entre ventas e impuestos pagados por cientos de miles de empresas, de tal forma que se levanten automáticamente “banderas rojas” que recomienden a la DIAN investigar más a fondo sujetos tributarios con comportamientos atípicos.

¿Quién operará la Facturación Electrónica en Colombia?

Para operar un nuevo mecanismo de facturación que debe atender a cientos de miles de compañías en Colombia, las cuales a su vez tramitan cientos de millones de facturas al mes, la DIAN se ha tenido que acompañar del ecosistema de tecnología presente en el continente. Para tal fin, ha invitado a que compañías de tecnología de probada solvencia y reputación a se postulen como “Proveedores Tecnológicos” de la Factura Electrónica. Al momento, existen casi 60 compañías certificadas como Proveedores de Tecnología en el país. (Ver: Proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN para prestar servicios de Factura Electrónica.)

¿Cómo implemento la Facturación Electrónica en mi empresa o negocio?

Para implementar la Factura Electrónica, toda compañía debe utilizar los servicios de un Proveedor Tecnológico autorizado por la DIAN. Esto se puede hacer de varias formas; tal vez las más comunes serán dos: 1) utilizar al Proveedor Tecnológico únicamente para “convertir” facturas ya expedidas por el software facturador de una empresa en electrónicas o; 2) implementar desde cero un software de facturación que a su vez incorpore un componente de facturación electrónica operado por un Proveedor Tecnológico, el cual a su vez permita que las facturas expedidas en dicho software automáticamente se tornen en “electrónicas”.

El primer escenario asume que la compañía ya cuenta con algún tipo de plataforma tecnológica que le permite generar facturas por computador y que no la quiere cambiar. Dentro de éste mecanismo, la compañía debe: a) desplegar un mecanismo de integración automático para que cada factura generada sea enviada a la plataforma del Proveedor Tecnológico para que éste la convierta en “Factura Electrónica” (o sea, le imprima un código QR, le asigne un CUFE y la envíe a la DIAN); b) de no querer afrontar el costo y complejidad de una integración, alternativamente implementar un proceso manual para descargar un archivo plano con las facturas generadas en el software de facturación tradicional, para luego cargar las mismas a la plataforma en la nube del Proveedor Tecnológico, quien se encargará de tramitar los documentos ante la DIAN como electrónicos. (Nótese que para cualquiera de los escenarios anteriores, será responsabilidad de cada empresa operar dos sistemas –utilizar el software de facturación propio, y a su vez utilizar el software de Facturación Electrónica que facilita el Proveedor Tecnológico– asegurándose, por ejemplo, que cada factura expedida llege exitosamente a la DIAN y al adquirente).

El segundo escenario asume que la compañía decide adquirir un nuevo software que le permita facturar, y que sea el mismo software quien automáticamente convierta cada documento en una factura electrónica. La ventaja de este segundo mecanismo es que la compañía no tiene que operar dos plataformas diferentes para gestionar su Facturación Electrónica, puesto que el software en el que factura se encarga de todo: de enviar la factura a la DIAN, de enviarla al adquirente, de monitorear que la factura sea recibida de manera adecuada por el fisco y el adquirente, etc. Para que éste último mecanismo sea posible, es crítico confirmar que el proveedor del software o 1) sea un Proveedor de Tecnología de Facturación Electrónica autorizado por la DIAN, o 2) opere de manera integrada con un partner que a su vez se encuentre autorizado como Proveedor de Tecnología por la DIAN.

El tipo de software que se seleccione para gestionar la Factura Electrónica puede ser crítico en el éxito relativo de la implementación de este nuevo mecanismo. Debido a la necesidad de que una factura viaje a la DIAN en menos de 48 horas, nuestra recomendación es explorar plataformas de software de gestión en la nube que permitan una más rápida comunicación, en tiempo real, entre el módulo de facturación de una empresa y las plataformas de los Proveedores Tecnológicos que certifican y enrutan los documentos a la DIAN. Para esto recomendamos utilizar soluciones basadas en la nube (o en internet), puesto que las integraciones entre plataformas en la nube son mucho más robustas, seguras y eficientes que las requeridas para intercomunicar un software “en sitio” con la DIAN.

¿Cuándo debo comenzar a operar la Facturación Electrónica en mi negocio?

Muchos de los grandes contribuyentes ya fueron obligados a implementar la Factura Electrónica desde el 1ero de septiembre de 2018. Aproximadamente un tercio de ellos pidieron plazo adicional para hacerlo, y estarán comenzando el 1ero de enero de 2019.

En comunicaciones oficiales de la DIAN, las demás empresas que se encuentren en el Régimen Común deben comenzar a implementar la Facturación Electrónica a partir del 1ero de enero de 2019. Sin embargo, existen rumores no confirmados de que la nueva administración de la DIAN -recientemente nombrada por el presidente Iván Duque- optará por una implementación escalonada de la Facturación Electrónica que se desplegará gradualmente durante el 2019 (con empresas de diferentes tamaños y/o sectores económicos entrando a operar en diferentes momentos del año). Sin embargo, nuestra recomendación es que –hasta tanto estos rumores no se confirmen de manera oficial por la DIAN en un comunicado que rectifique las fechas exigidas anteriormente por la DIAN- si usted es del régimen común, su empresa debe comenzar a operar la Facturación Electrónica el 1ero de enero de 2019.

¿Qué pasa si no implemento a tiempo la Facturación Electrónica en mi negocio?

El artículo 651 (modificado) de la Ley 1819 de 2016 establece las sanciones por “No enviar información [tributaria] o enviarla con errores”. Aquí algunas de las multas que asesores tributarios han explicado podrían aplicar para quienes no cumplan con el mecanismo de la Factura Electrónica a tiempo:

a) El 5% de las sumas respecto de las cuales no se suministró la información exigida [en el contexto de la Factura Electrónica esto aplicaría para quién debiendo facturar electrónicamente no lo haga a tiempo];

b) El 4% de las sumas respecto de las cuales se suministró información errónea;

c) El 3% de las sumas respecto de las cuales se suministró información extemporánea [esta última aplicaría si una Factura Electrónica es recibida por la DIAN más de 48 horas después de su expedición]

Si bien las sanciones expuestas pueden disminuirse si se subsanan proactivamente (antes de que la DIAN notifique al contribuyente de una falta u omisión) de todas maneras pueden ser cuantiosas. A su vez, es sabido que faltas reiterativas en este respecto, o el negarse a implementar un mecanismo de control que exige la DIAN, pueden llevar a la clausura del establecimiento comercial.

¿Qué ventajas tiene la Facturación Electrónica para mi negocio?

Sería un error mirar la Facturación Electrónica exclusivamente como un instrumento fiscalizador. La Factura Electrónica ayuda a las empresas no solo a formalizarse, si no también a organizarse, a generar opciones de financiamiento y liquidez y a disminuir el costo de su proceso de facturación interno. Por ejemplo:

La Factura Electrónica ayuda a las PYME a conseguir liquidez adicional. ¿Porqué? Diferentes leyes (por ejemplo, la Ley 1231 de 2008 y la ley 2242 de 2015) dan a la Factura Electrónica el carácter de título valor desmaterializado. Esto hace que una Factura Electrónica, automáticamente e inmediatamente después de su expedición, se convierta en un título valor negociable que constituye un soporte fidedigno para transacciones de ventas o servicios. Pero, diferente a un documento en papel, al estar desmaterializado, puede ser comunicado, compartido, almacenado e intercambiado de manera digital, lo que transarlo sea mucho más económico y eficiente.

Lo anterior es importante pues facilita operaciones de factoring o confirming para empresas PYME. Si bien el factoring y el confirming ha existido para facturas en papel, el costo inherente al proceso solo lo hacía viable para facturas de alto valor, las cuales típicamente eran transadas por grandes o medianas empresas –eso ponía dichas figuras de liquidez fuera del alance de las PYME (que tienden a tener operaciones de bajo monto). Al ser electrónicas las facturas, los costos de tramitar operaciones de factoring o confirming se pueden sistematizar y en consecuencia bajan, permitiendo la masificación del procedimiento y abriendo las puertas a que operadores financieros atiendan a las PYME de manera rentable, mejorando las opciones de liquidez para el pequeño y mediano empresario.

La Facturación Electrónica empuja a las PYME a formalizarse y organizarse. ¿Porqué? Implementar la Factura Electrónica requiere que las PYME adquieran algún tipo de software de facturación, lo que les permite comenzar a digitalizar sus datos, recopilarlos en un software que los procese y guarde de manera segura, y –en general—permite que la PYME pasen de “volar sin instrumentos” (operando manual e informalmente o tal vez a través de hojas de Excel) a operar a través de herramientas tecnológicas modernas. Con lo anterior, los negocios pueden crecer de manera organizada, lo que además les abre las puertas al sistema financiero (que nunca presta cuando la información del negocio no es fidedigna, pero que lo hace con más confianza y facilidad cuando la información histórica de un negocio reposa en un software robusto y fiable).

La Facturación Electrónica disminuye el costo de los procesos de una empresa. Un proceso de facturación tradicional a través de papel es costoso. Los insumos para facturar cuestan dinero (papel, talonarios, tinta de impresión, etc.), lo mismo que su envío físico y su adecuado bodegaje por múltiples años (exigido por la DIAN). Además, las facturas enviadas físicamente se pueden perder, se pueden quemar o dañar en un accidente (incendio, inundación) y –lo más crítico—su ciclo físico dentro de la empresa compradora tiende a demorar su pago.

Los documentos electrónicos, por otra parte, facilitan las operaciones de envío, recepción y almacenamiento de las facturas, además de acelerar el ciclo de entrega del documento, de aprobación (recuerden que la ley dice que una factura electrónica que no sea expresamente aceptada por un adquirente se considera aceptada a los 3 días de haberse enviado) y por ende aceleran el ciclo de pago de las mismas.

Sobre el Autor: Este articulo fue escrito por Alejandro Vásquez, director de mercadeo de Loggro, un software contable y software de facturación electrónica en la nube para empresas PYME Colombianas.