8 Tips para aumentar la productividad a partir de la automatización de procesos y workflow

Aumentar la productividad a partir de la automatización de procesos y workflow es mucho más que una idea de moda. Es una forma de reducir las tareas que no añaden valor, y utilizar tu recurso más escaso -el tiempo- de una manera mucho mejor.

A continuación, presento 8 consejos reales y concretos, con instrumentación inmediata. Te permitirán aumentar tu productividad personal y la de tu equipo a través de herramientas de automatización de procesos de negocio (BPM) en la nube (como Flokzu) u on-premise (como INTEGRADOC).

Cómo aumentar tu productividad con herramientas de automatización de procesos de negocio

Imagen por Shutterstock

Tip 1 - Sepa lo que tiene que hacer y qué hacer primero

Parece obvio, pero no lo es. Muchas veces la gente no sabe qué hacer después o qué es más importante que se haga primero. La automatización del flujo de trabajo normalmente proporciona una lista de "Bandeja de entrada" o "Tareas pendientes" para cada usuario. En esta lista el miembro del equipo puede ver todas las tareas que le han sido asignadas, su prioridad y algunos datos relevantes sobre ellas. En suma, una vez realizada una tarea, es posible saltar inmediatamente a la siguiente tarea prioritaria, sin demora. Esto aumenta la eficiencia personal y del equipo, y por ende la productividad a partir de la automatización de procesos y workflow.

Ejemplo: tiene un equipo de ventas que tiene que seguir varias oportunidades comerciales. ¿Estás seguro de que las están siguiendo a todas? ¿En qué orden? Tal vez están llamando primero a las menos atractivas, sólo porque conocen a alguien allí y es una llamada más fácil.

Listo para usar: Detección de Oportunidades Comerciales de nuestra biblioteca de procesos.

Tip 2 - ¡Pasar las tareas a la siguiente persona, rápido!

Una vez que se hace una tarea, muchas veces la instancia de proceso duerme durante un tiempo antes de pasarla a la siguiente persona para realizar la siguiente tarea. Cuando se automatiza el flujo de trabajo, el motor de proceso mueve automáticamente la instancia de proceso a la siguiente persona y la pone en su Bandeja de entrada (o en su lista de tareas pendientes). Desde allí, lee el Tip 1:)

Ejemplo: tienes un proceso de solicitud de compra. Una vez que haya revisado y aprobado la solicitud, otra persona debe solicitar cotizaciones de los proveedores. Entonces, ¿cómo hacerles saber que todo está listo para solicitar las cotizaciones? ¿Mandas un email? Pérdida de tiempo en reescribir información. ¿Los llamas? Pérdida de tiempo y si no contesta, el trabajo probablemente dormirá un rato hasta que vuelva a llamar. Por otro lado, si simplemente hubiera presionado "Aprobar" y la instancia de proceso pasara a "Solicitar Cotizaciones", estaría solucionado. La instancia de proceso ya estaría en la Bandeja de Entrada de quien debe solicitar las cotizaciones. Usted y su equipo habrían incrementando la productividad a partir de la automatización de procesos y workflow.

Listo para usar: Compras y Contrataciones de nuestra biblioteca de procesos.

Tip 3 - Haz que el negocio fluya sin ti

Cuando la gente necesita preguntar "¿qué tengo que hacer con esto?" o "¿a quién debemos enviar esto?" para completar sus tareas, significa que el negocio depende de usted. Al menos, eres tú una causa de ineficiencia. Pero lo que es más importante, te hace esclavo de tu trabajo. Es necesario formalizar los flujos de trabajo, definir lo que hay que hacer, por quién y lo que viene a continuación. Dibujar un diagrama de flujo de trabajo usando BPMN ayudará. La Suite BPM asignará automáticamente las tareas de acuerdo al diagrama (sin preguntar), y cuando se complete, asignará otra tarea a la siguiente persona en el flujo, sin tu intervención.

Ejemplo: tienes un workflow de autorización de préstamo. Cuando el solicitante del préstamo es menor de 30 años y la cantidad es mayor a $100.000 necesitas revisar los antecedentes y además una segunda aprobación de Fulanito... Y tienes muchas de estas reglas. Saca estas reglas de tu cabeza y hazlas formales en reglas de negocio en el workflow. Así cuando alguien pide un préstamo, el flujo de trabajo de aprobación se ejecuta sin preguntarte a cada paso y todo el equipo obtendrá un aumento en su productividad a partir de la automatización de procesos y workflow.

Listo para usar: Aprobación de documentos de nuestra biblioteca de procesos.

Tip 4 - Identificar y eliminar los cuellos de botella

La mayoría de los procesos tienen cuellos de botella: etapas en las que el flujo de trabajo insume más tiempo del que realmente se necesita. La dificultad es detectar dónde están. “El proceso es lento "o" Toma demasiado tiempo para completarse" son sólo síntomas. Necesitas sumergirse en el proceso para hacer un diagnóstico: identificar dónde está el cuello de botella. Una vez hecho, puedes resolverlo. Pero para encontrar el cuello de botella necesitarás BAM (Business Activity Monitoring) para el análisis en tiempo real y BI (Business Intelligence) para el análisis histórico. Estas funcionalidades mostrarán información sobre las instancias de proceso en ejecución, cuánto tiempo han estado esperando en cada etapa del flujo de trabajo, etc. También mostrarán información histórica útil como "en promedio toma X horas completar esta etapa", o "en promedio el usuario Y completa Z tareas por día".

Ejemplo: Tus clientes se quejan de que el "Soporte de IT" es lento. Ok, tienes tu proceso automatizado, y cuando miras el KPI (Indicador Clave de Rendimiento) encuentras que el "Tiempo promedio para completar el proceso" es de 10 días. Algo malo. Pero abres este KPI y descubres que estos 10 días son la suma de:

• "Analizando el problema", 1 día
• "Resolviendo el problema, 2 días
• "Consiguiendo la aceptación del cliente, 7 días

¿El problema está en el personal de TI? ¡Obviamente no! Ok, este es sólo un ejemplo que probablemente nunca sucederá, pero la idea está clara :-) Detectar donde los cuellos de botella están realmente, es requisito fundamental para poder resolver el problema e incrementar la productividad a partir de la automatización de procesos y workflow.

Listo para usar: Reporte de Incidentes de nuestra biblioteca de procesos.

Tip 5 - Informes para tomar decisiones

No tiene sentido recolectar datos y construir sus informes cada vez que necesite tomar una decisión. Lleva tiempo, y probablemente será lo mismo que el mes anterior. Parece obvio, pero la mayor parte del tiempo estamos construyendo los informes y consolidando la información cada vez que necesitamos tomar una decisión. Y lo que es peor, muchas veces no tenemos tiempo para hacerlo, así que tomamos la decisión sin ningún tipo de análisis, usando sólo nuestra intuición. Los informes deben mostrar información relevante sobre los procesos para poder tomar decisiones. Deben ser accesibles rápida y fácilmente. Deben ser enviados periódicamente a quien los necesite.

Ejemplo: Si necesita ver todos sus contactos comerciales, agrupados por vendedor y ordenados por importe, necesita un simple informe para verlos. No puedes perder tu tiempo preguntando o revisando correos electrónicos para tener esta información. Simplemente deberías poder hacer clic en el enlace del informe y leerlo. Esto, repetido cada vez que necesitas esa información para una decisión, elevará considerablemente tu productividad a partir de la automatización de procesos y workflow.

Listo para usar: Ve como los Reporte a Medida funcionan en nuestra base de conocimiento.

Tip 6 - Centraliza tu información y documentos

Una de las peores forma de perder el tiempo es buscar documentos y archivos en el mail, el sistema de archivos de tu PC, en tu notebook, en el WhatsApp, etc. La información relevante debe estar centralizada en un único lugar, con un potente buscador de texto completo para recuperarla inmediatamente. Un Sistema de Gestión de Procesos de Negocios con capacidades de Gestión del Conocimiento Organizacional proveerá estas herramientas de forma totalmente integrada a los procesos. Las funciones de gestión documental te permitirán identificar las diferentes versiones rápidamente generando un aumento notorio de la productividad a partir de la automatización de procesos y workflow.

Ejemplo: Necesitas enviar una propuesta a un cliente, similar a otra que mandaste hace 3 meses. Empiezas a buscar la anterior, en el mail. La encuentras pero en PDF, no la puedes editar. La buscas en tu PC y no está, recuerdas que cambiaste el equipo el mes pasado. Has perdido varias horas hasta que finalmente la encuentras, y ni siquiera sabes si es la última versión.

Listo para usar: Ve como la Búsqueda avanzada de texto completo funciona en nuestra base de conocimiento.

Tip 7 - Evitar re tipear entre aplicaciones

No sólo insume tiempo, sino que es muy propenso a errores, los que cuesta aún más tiempo subsanar. Las aplicaciones deben integrarse, e intercambiar los datos que sean relevantes. Existen estándares como los Web Services, y aplicaciones en la nube como Zapier que facilitan enormemente esto.

Ejemplo: tu equipo de diseño web desarrolla un formulario, para que los clientes ingresen sus datos y sean contactados. Este formulario envía un mail con esos datos, y un comercial lo lee y re tipea los datos en el sistema de seguimiento de oportunidades comerciales. No sólo pierde tiempo al hacerlo, muchas veces se equivoca, es necesario corregir y hasta a veces se pierden contactos de clientes. En cambio, si el formulario web directamente invocara un Web Service del sistema de gestión de procesos y creara la oportunidad comercial con todos los datos, se ahorraría mucho tiempo, errores y costos. La integración de aplicaciones es un elemento fundamental en toda estrategia de aumento de productividad a partir de la automatización de procesos y workflow.

Listo para usar: Ve como los Formularios Públicos permiten a personas externas a tu organización iniciar procesos.

Tip 8 - Se productivo, donde sea que estés

Tu productividad también aumenta cuando aprovechas tiempos muertos y los haces útiles. Cuando estas conmutando en el metro. Cuando estás en Uber. O en un taxi. O esperando en la sala de embarque por tu avión... Tu dispositivo móvil permite trabajar sobre instancias de proceso, completando más tareas en ese día y aumentando la productividad a partir de la automatización de procesos y workflow.

Ejemplo: Tienes decenas de solicitudes para aprobar. Ninguna lleva mucho tiempo ni es muy compleja. Pero son muchas. Los 30 minutos en el metro son un espacio ideal para completarlas desde tu móvil.

Listo para aumentar tu productividad a partir de la automatización de procesos y workflow ?

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Acerca del autor: Este articulo fue escrito por Maria Paz Cuturi, redactora de Flokzu.

Flokzu es una iniciativa lanzada hace pocos meses cuyo objetivo es difundir el rol de la gestión de procesos de negocio (disciplina BPM) en las PyME.

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