¿Sacas partido de la información que te ofrece la contabilidad de tu empresa?

Al finalizar el año debemos terminar la contabilidad del ejercicio: hay que revisar las cuentas, comprobar que los saldos sean los correctos, hacer las operaciones propias del cierre, calcular los impuestos, etc.

Todo culmina con la elaboración, aprobación y presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil en el plazo que marca la ley.

Antes de esto ya ha empezado el nuevo ejercicio y una nueva contabilidad otra vez…

Pero te hago una pregunta: ¿realmente has sacado partido a la información que te ofrece la contabilidad que has terminado? ¿O te limitas a llevarla para cumplir con las obligaciones que te marca la ley?

La llevanza de la contabilidad implica un coste importante, bien en tiempo, bien en dinero o bien en ambos, y ya que hay que asumirlo obligatoriamente lo ideal sería rentabilizarlo al máximo.

En este artículo te voy a contar los 3 pasos que debes seguir para obtener más utilidad de los datos que te ofrece la contabilidad de tu empresa.

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El Balance de Situación y la Cuenta de Pérdidas y Ganancias

Antes de nada, y para situarnos en el tema, te hablaré de los balances, en concreto de dos de ellos: el balance de situación y la cuenta de pérdidas y ganancias.

Todas las operaciones económicas que realiza la entidad se anotan contablemente. Y con toda esa información ordenada según unos determinados parámetros se forman los balances:

El balance de situación refleja la composición del patrimonio de la empresa y en él se pueden apreciar los bienes y derechos con los que cuenta y como los ha obtenido: si lo ha hecho con fondos propios o mediante financiación ajena, y en qué proporción.

La cuenta de pérdidas y ganancias muestra el resultado económico de las actividad: los ingresos que se han obtenido, la naturaleza e importe de los gastos en los que se ha incurrido y el beneficio o la pérdida final.

Pues bien, estos dos informes son los que debes utilizar para lo que te propongo a continuación.

¿Cómo sacarles partido?

Si quieres sacar partido a los datos que te muestran los balances, y obtener información que va un poco más allá de lo que salta a primera vista, tienes que hacer lo siguiente:

Analizarlos.
Compararlos.
Detectar puntos de mejora.

Veámoslo más detenidamente:

1.- Análisis

El análisis de balances se lleva a cabo mediante la aplicación de “ratios”, que son una serie de fórmulas (muy sencillas, no te asustes) que ponen en relación diferentes partidas.

Su aplicación arroja un resultado y habrá que valorar si es adecuado o no.

Existen dos tipos de ratios:

Ratios financieros: Como su nombre indica, ponen de manifiesto si la situación financiera de la empresa es la adecuada, por ejemplo si su nivel de endeudamiento es el correcto, si cuenta con los recursos suficientes para hacer frente a las deudas que vencen en el corto plazo… Para su cálculo se emplean los datos del balance de situación. (En este artículo tienes más información sobre ellos).

Ratios económicos: Muestran la rentabilidad económica de la empresa desde distintos puntos de vista, por ejemplo el margen bruto de la actividad, la capacidad de los activos para obtener beneficio, etc. Para su cálculo se parte de los datos de la cuenta de pérdidas y ganancias.

2.- Comparación

Los resultados que se obtienen de la aplicación de los ratios, para que tengan sentido, hay que compararlos:

Con los que son habituales en el sector al que pertenece la empresa y a su zona geográfica. Por ejemplo, puede que un resultado parezca bajo considerado aisladamente pero que si se compara con el que es habitual en su sector esté dentro de lo normal.

Con los resultados que se hayan obtenido en otros ejercicios. Esta comparativa mostrara si un mal o buen dato es una cuestión puntual o si se ha convertido en una tendencia.

3.- Detectar puntos de mejora

Una vez que se tienen los resultados habrá que valorarlos y concluir si son aceptables o no, en cuyo caso la dirección deberá tomar las medidas necesarias para mejorarlos.

Lo veremos claramente con un ejemplo.

Ya hemos dicho que con la aplicación de los ratios obtenemos la información financiera y económica de la empresa en forma de cantidades que son fácilmente comparables y que el paso siguiente es interpretar esos resultados.

Pensemos en el siguiente supuesto:

Sabemos que el ratio de endeudamiento de la entidad es de 1,10 (el ratio de endeudamiento indica la proporción que representa el importe total de la deuda de la empresa respecto al volumen de su patrimonio neto).

Resulta que el criterio generalmente aceptado es que el ratio de endeudamiento ideal debe estar entre 0,40 y 0,60.

Sabemos también que en el sector al que pertenece la empresa lo normal es que este ratio sea algo superior, en torno al 0,70.

Y aún hay más: en el ejercicio anterior su resultado fue de 1, y el anterior a ese fue de 0,80.

Teniendo en cuenta todo esto, se aprecia una tendencia alcista de este ratio que implica que su volumen de endeudamiento es excesivo y que cada año empeora.

Está claro que la empresa debe mejorar su nivel de endeudamiento y habrá que adoptar las medidas necesarias para conseguirlo.

Como ves, analizar los balances de la empresa ofrece una información útil y práctica, que puede ser de gran ayuda a la hora de tomar decisiones tanto para mejorar su gestión como para optimizar la obtención de resultados.

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Acerca del Autor: Este articulo fue escrito por Eva Zamora, de www.contabilidae.com