¿Qué es BPMN y por qué es importante tanto para PyME's como para grandes empresas?

Tú ya sabes que tu organización funciona pues hay procesos que sustentan su operativa, y que para cada operación relevante, hay una secuencia de pasos que lo hacen posible. Tú ya sabes que necesitas gestionar esos procesos para asegurarte que la ejecución de cada paso, y del proceso en general sea exitosa. Y también sabes que existe una disciplina llamada Gestión de Procesos de Negocios (BPM – Business Process Management) que tiene como propósito ayudar con esa meta.

Pero, tal vez no sepas como comenzar a modelar esos procesos, como primer paso para entenderlos, luego automatizarlos, y finalmente medirlos para mejorarlos. Ese es el propósito de este artículo: introducir la Notación para Gestión de Procesos de Negocios (BPMN – Business Process Management Notation)

Trataré de demostrar por qué BPMN es la notación más apropiada, y hasta diría imprescindible para que tu organización, sea una corporación con miles de empleados o una incipiente startup, pueda:

1. Competir (y sobrevivir)
2. Crecer (siendo eficiente y escalable)
3. Llegar más alto (involucrando a todos en ese camino)

Imagen por Shutterstock

Competir (y sobrevivir)

La realidad es dura. Y sabes ya que la única forma de competir (y sobrevivir) es ser más eficientes y eficaces que la competencia. Caso contrario, los clientes se irán y más temprano que tarde, la empresa quebrará. Tan fácil de decir, tan difícil de hacer.

Automatizar procesos es un instrumento (y uno bien importante) para lograr eficiencia y eficacia. Pero para automatizar los procesos es preciso modelarlos primero, y hacerlo en BPMN presenta grandes ventajas:

• La notación pone énfasis en el negocio y el proceso, no en aspectos técnicos. Obliga a pensar, analizar y comprender el proceso. Primero esto, después aquello, si pasa tal cosa, se hace tal otra.


• No requiere conocimiento técnico para implementarse. El entrenamiento en el uso de los elementos básicos es muy rápido.


• Es simple de leer y entender. Esto permite instrumentar las primeras versiones de los procesos, pero sobre todo, ajustarlas y corregirlas a medidas que se ejecutan y se detectan oportunidades de mejora.


• La automatización debe ser rápida. Tomada la decisión de automatizar un proceso, para que realmente sea un instrumento competitivo, debemos poder pasar del modelo gráfico (dibujo) a su ejecución en horas, tal vez días, pero nunca semanas o meses. En ese sentido, la herramienta elegida (BPM Suite) debe permitir pasar directamente desde el modelo BPMN  a su ejecución.

Veamos un ejemplo simple, que es auto explicativo: con sólo mirarlo se entiende el proceso, las condiciones y bifurcaciones del flujo y los dónde estarían los eventuales cuellos de botella:

La eficiencia generada al automatizar un proceso se traduce en dos grandes elementos:

1. Menor costo por transacción (tiempos optimizados, menos insumos, etc.)
2. Satisfacción de los interesados (clientes, empleados, etc.)

La automatización lleva algo de tiempo, por ende es una inversión. Cuánto más tiempo insuma, mayor inversión y más lento será su retorno (ROI). Por ello es tan importante utilizar un lenguaje estándar como BPMN que todos manejen, y que la herramienta permita pasar del modelo a la ejecución con un simple clic.

Crecer (siendo eficiente y escalable)

A partir de los procesos automatizados y ordenados, es posible crecer con una operación estandarizada. Dicho de otra manera, los procesos manuales no son escalables, por lo que la empresa que tenga que procesar más trabajo por unidad de tiempo, no podrá hacerlo, los costos para hacerlo manualmente se dispararán, perdiendo competitividad, peligrando su supervivencia.

Nuevamente, aquí el uso de BPMN es relevante, pues al ser un estándar, luego de haber automatizado un primer proceso, el segundo, el tercero y los siguientes seguirán la misma notación, funcionarán sobre la misma herramienta BPM, y no requerirán una gestión del cambio para que las personas lo adopten.

En este sentido, podemos ver que BPMN:

• Es una notación simple, que facilita entender y formalizar procesos que pueden ser complejos.


• Visualmente queda muy claro cuál es el flujo (workflow asociado al proceso), y eso permite discutir sobre lo realmente relevante. Los flujos con múltiples condiciones quedan claros para todos.


• Se pueden añadir comentarios que expliquen cosas no triviales en el diagrama, lo que hace que se pueda compartir y ser autoexplicativo.


• Corolario de lo anterior: es autodocumentado, evitando el costo y lo engorroso de mantener documentación de procesos en editores de texto.

A manera de ejemplo, la Biblioteca de Procesos de Flokzu (una Suite de BPM en la nube, ágil y accesible) reúne procesos modelados en BPMN, listos para ser utilizados, de forma que la adopción sea gradual pero rápida, y así pueda ser más escalable. La empresa en crecimiento adoptará uno, y rápidamente el segundo, y el tercero, haciendo que su operación sea cada vez más automatizada y acompañe su crecimiento.

Llegar más alto (involucrando a todos)

Una empresa, grande o chica, es un equipo, y para llegar más alto precisa que todos los miembros estén comprometidos con esa misión, se alinean en cómo lograrlo y compartan los valores necesarios para hacerlo del modo correcto.

Uno de los puntos más importantes para lograr equipos cohesivos y alineados es lograr una adecuada gestión del conocimiento. El sólo hecho de modelar en conjunto los procesos de la empresa utilizando BPMN permite hacer más cohesivos los equipos (post específico al respecto), pues:

1. Es una tarea colaborativa por definición.
2. Permite que todos los miembros se empapen del negocio y como los procesos atienden las metas.
3. Gestiona el conocimiento, dado que se formalizan los procesos y luego serán disponibles para las personas que vengan luego.

Utilizando BPMN y el BPM Suite adecuado, se pueden hacer estas tareas de alto valor agregado en poco tiempo, y focalizando en el negocio (no en detalles técnicos). Este video muestra a manera de ejemplo cómo se automatiza un proceso en 8 minutos:

El modelar los procesos, también implica la definición de KPI’s para medir como están funcionando. Es parte de la disciplina de BPM, y es importante para dar objetividad a cómo está funcionando la organización. A partir de estos KPI’s, se deberán sacar conclusiones que pueden implicar modificar los procesos. Y aquí nuevamente, es fundamental tenerlos modelados en BPMN para que sea simple y rápido introducir estas mejoras necesarios. Dicho de otra forma, si introducir una mejora en el proceso (ejemplo, cambiar una etapa, o una condición en el flujo), lleva semanas o meses, no se hará. Y por ende no se mejorará. Y no se llegará más alto.

Conclusiones

BPMN es una notación para modelar procesos de negocios. Si bien hay otras, cuando una herramienta permite modelar sobre BPMN y pasar a la ejecución de esos procesos mediante un click, se logran beneficios muy relevantes. Se aumenta la eficiencia y eficacia, principalmente por la reducción de costos y mejora en la calidad del proceso). Se gana en escalabilidad, al tener los procesos formalizados y automatizados. Se alinean las personas tras un objetivo común y se gestiona adecuadamente el conocimiento sobre cómo lograrlo. La adopción de una Suite BPM basada en BPMN (siendo Flokzu un buen ejemplo), permite transitar este camino con una inversión moderada y resultados inmediatos. Todos estos elementos y conceptos vertidos, son tan importantes en una gran corporación como en una PyME, que como toda empresa, debe tener en su ADN el competir, crecer y llegar más alto.

Acerca del autor: Este articulo fue escrito por Maria Paz Cuturi, redactora de Flokzu.

Flokzu es una iniciativa lanzada hace pocos meses cuyo objetivo es difundir el rol de la gestión de procesos de negocio (disciplina BPM) en las PyME.

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