El Plan de Trabajo, una herramienta clave en el desarrollo de proyectos

Existen varias herramientas para poder desarrollar una idea / proyecto / negocio hacia sus objetivos, sin embargo hay una que es la base de las demás, que las origina y las gestiona: estableciéndolas, asignándolas, supervisandolas, dándoles seguimiento, analizándolas, estableciendo fechas, tiempos, generando una programación, informes y resúmenes del avance del proyecto o los proyectos para un óptimo desarrollo.

Hablamos del "Plan de trabajo", herramienta administrativa en planeación estratégica que atiende el principal factor de madurez de las empresas y profesionistas, es decir el tiempo y espacio para planear, donde radica el detonante principal para el desarrollo y crecimiento de proyectos, que es lo que le agrega valor a las ideas, el trabajo y a las empresas, permitiendo abrir un espacio de las actividades cotidianas para poder visualizar los planes para el futuro, buscando aprovechar mejor los recursos, tener un mejor crecimiento y ser más productivos en el proceso.

Sin embargo, a pesar de la vital importancia que tiene el plan de trabajo, algunos administradores o líderes de proyecto lo ven como un inconveniente necesario, en vez de reconocerlo como la principal herramienta para la gestión de su trabajo, esto por el tiempo que requiere para poderse elaborar. Y sin tiempo para la planeación, no hay tiempo para hacer un plan de trabajo y esto se traduce a entonces...

• ¿Cómo sabes, ...hacia dónde vas?,
• ...Que haces lo mejor que puedes hacer?
• ...Cómo llegar a donde quieres estar?,
• ...Que eres productivo?,
• ...Que tu equipo está trabajando o son productivos?,
• ...Que estas siendo lo más rentable que puedes ser?,
• ...Si ganas o pierdes dinero?
• ...Dónde está el control de tu proyecto/negocio?,
• ...Avance/desarrollo/crecimiento de tu idea/negocio/proyecto entonces?,
• ...Que tienes una buena distribución del trabajo?,
• ...Cómo alcanzaras los resultados?
• ...Que aprovechas de manera óptima los recursos que tienen en el proyecto?
• ...Que aprovechas de manera óptima los recursos que tienen en el proyecto?

Que en conclusión es pasar de la parte operativa a la administrativa, es decir comenzar a pensar en los objetivos para el futuro crecimiento y desarrollo de donde estamos.

¿Pero, qué es un proyecto?

Un proyecto es un conjunto de actividades interrelacionadas, por lo general involucran a un grupo de personas trabajando en torno a un objetivo o meta en común en un período de tiempo determinado.

Los proyectos se realizan en todos los niveles en una empresa y bien pueden exigir el esfuerzo de una sola persona o de todos. Su duración puede variar desde una semana a más de dos años. Algunos proyectos son por área y otros sobrepasan incluso los límites funcionales u organizacionales; es decir involucran a más organizaciones, o naciones.

Las herramientas que se han desarrollado en el transcurso del tiempo buscan garantizar el éxito del proyecto; lo que significa cumplir el objetivo del mismo en el tiempo establecido y cubriendo una serie de requisitos que se plantearon para su inicio. La gestión de proyectos es la planificación, programación, seguimiento, control y entrega de las actividades del proyecto para alcanzar los objetivos dentro de un plazo determinado.

No es de extrañarse que la gestión de proyectos requiera fuertes habilidades gerenciales, para su eficaz desarrollo.

Recordando que el plan de trabajo es una herramienta necesaria para la planificación, ejecución, implementación y supervisión de cualquier proyecto o conjunto de proyectos, desarrollados para cumplir con el objetivo principal del proyecto/empresa.

El Work_plan 2015 (herramienta en excel)

Es un plan de trabajo genérico y funcional, que al combinarse con las herramientas TIC´s (Tecnologías de Información y Comunicación) permite una mejor gestión de proyectos.

Con el manejo de esta herramienta podrás:

1. Ahorrar tiempo en la elaboración de minutas, resumenes de reunión, diagramas gantt, graficos, calendarios, seguimiento y analisis de en las reuniones.


2. Permitir una mejor comunicación al integrar el directorio, a la red de trabajo del proyecto, tener una carpeta compartida en tiempo real desde internet y tener todo por escrito.


3. Tener un mayor seguimiento: a planes de acción, estatus, tiempo de entrega, objetivos de reunión, asistencia, tiempo de reunión, presentadores, productividad e inproductividad a nivel individual y grupal.


4. Administrar tu propio CMI (Cuadro de Mando Integral) que permite Alinear las actividades a los Objetivos del proyecto, presentar avances en un BalancedScoredCard, Plan de Negocios, Proceso Administrativo, objetivos de tu area o agregar estos Indicadores de Productividad (kpis) como los necesites.


5. Establecer un control financiero del proyecto: donde se contempla de manera individual la cotización del equipo, donde se pueden gestionar las inversiones, pago por los servicios, licencias, que ademas se puede determinar quienes generan acciones del proyecto y a quienes se les paga por su trabajo.


6. Configurar la semana laboral, asi como los días festivos e inhabiles dentro del periodo en que se desarrolla el proyecto.


7. Identificar la ruta critica del proyecto, asi como la siguiente ruta posible a volverse critica del proyecto; teniendo 4 vistas (días, semanas, meses y trimestres) en el diagrama Gantt.


8. Tener un calendario que transcurre en el mes actual, que te muestra por los días festivos, los cumpleños de tus colaboradores, y máximo 15 actitivades que se inician y máximo de 15 actividades que se entregan por día.


9. Seguridad ante todo, principalmente para proteger los datos de la Networking y el plan de trabajo, es decir podras crear usuarios para dar acceso a tu archivo con 2 tipos de usuarios (Colaborador o Administrador).

En resumen, tendrás mas tiempo para planear y gestionar mejor tu equipo, area, empresa, proyecto de emprendimiento, o investigación, llevar tus reuniones al siguiente nivel.

La gestión de proyectos requiere de disciplina de planeación, organización, dirección, y control de los recursos con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos con un principio y un final definido (normalmente limitados en tiempo, costos y entregables), que dará lugar a un cambio positivo o agregará valor.

Use esta herramienta con ventajas claras sobre otros programas especializados, en conjunto con servicios en la Nube (Dropbox, Onedrive, Gdrive, etc) o ubicaciones en Red, para potencializar la gestión de proyectos y llevarlas al siguiente nivel, así que lo invitamos a que lo juzgue usted mismo.

Enlace de descarga: Descargar plantilla Plan de Trabajo en excel

Acerca del autor:

Este articulo es un aporte de Aaron Alvarez Muñoz, licenciado en Administración con especialidad en finanzas.

Su filosofía de vida es: "Aspira a las estrellas, para alcanzar el cielo... correr ese riesgo y ganar, y aunque no sea así caer mil veces y subirnos al ring otras 20; alcanzar la meta y jamás desistir; dejar un legado esa huella en los demás."

Email: aaron.alvarez@comunidad.unam.mx

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