Gestión externa de archivos: Cuando el problema es el espacio

A lo largo de su existencia, las organizaciones se enfrentan a interesantes desafíos que deben saber superar de la mejor manera si buscan mantenerse vigentes dentro de un mercado empresarial altamente competitivo como el de hoy en día. Además los retos financieros, los cambios constantes del mercado y clientes cada vez más exigentes, la empresa se ve enfrentada a los retos que implican pensar y planear adecuadamente el crecimiento de la organización.

Inevitablemente, cuando una compañía empieza a crecer, normalmente se plantea la necesidad de planear la contratación de nuevo personal, la ampliación de sus instalaciones o a la adquisición de nueva infraestructura, todo ello con el fin de cumplir satisfactoriamente con los nuevos retos y exigencias del mercado. Sin embargo, un desafío que frecuentemente se pasa por alto cuando la organización empieza su expansión es el del crecimiento, muchas veces acelerado, de la documentación e información que se empieza a producir dentro de la organización.

Cuando la organización no se prepara adecuadamente para el crecimiento de sus archivos y su documentación, se ve obligada a implementar soluciones temporales y desesperadas como la utilización de sitios no adecuados para el almacenamiento de documentos o el uso espacios reducidos con movilidad limitada donde se hace difícil la organización y clasificación de los documentos y por lo tanto su posterior consulta y recuperación.

Estas soluciones no solamente hacen complicada la consulta de documentos archivados sino que también ponen en riesgo estos valiosos recursos dado que el almacenamiento de documentos en sitios con condiciones ambientales o de seguridad no controladas, expone a los documentos a factores externos que acortan su vida útil o que los hacen más susceptibles a pérdidas por robos o incendios.

Para contrarrestar todos estos factores de riesgo y cuando el nivel de documentos que se genera excede la capacidad de almacenamiento de la empresa, es recomendable recurrir a la contratación de una solución de custodia externa de archivos que se encargue de todo lo relacionado con la correcta administración del archivo de la organización.

Este tipo de servicios, se puede contratar a precios razonables con empresas que poseen sitios con condiciones ambientales controladas y sistemas de seguridad adecuados para el almacenamiento de documentos. Generalmente, ofrecen paquetes u opciones de servicio que se adecuan a las necesidades de cada cliente, haciendo de ésta una opción eficiente y rentable para una organización que requiera mantener un archivo.

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