Flokzu, herramienta de Gestión por Procesos (BPM) para Pymes

Tras haber presentado la disciplina de la Gestión por Procesos (BPM) hace unos meses, queremos proponer una herramienta gratuita y práctica para que las PyMEs saquen el mayor provecho de sus procesos de negocio.

Flokzu es una herramienta colaborativa para definir y automatizar workflows documentales (o flujos de documentos) dentro de una organización.

Dirigir un emprendimiento o incluso un equipo de trabajo no es una tarea sencilla. El principal problema suele ser la coordinación entre las personas. Para cumplir con tareas, los miembros de una organización suelen trabajar sobre documentos y adjuntos de forma colaborativa.

Flokzu, herramienta colaborativa para pymes

Pero los recursos limitados de las empresas pequeñas obligan a utilizar soluciones que no siempre son las mejores para coordinar el trabajo. ¿Quién no completado planillas de datos interminables e intercambiado decenas de emails para completar una tarea?

Si bien estas herramientas son útiles para pocas personas en el corto plazo, cuando la empresa comienza a crecer se hace difícil encontrar la información que necesitamos y saber en qué etapa está cada proceso o de quién depende. Incluso se vuelven una traba para el crecimiento de la PyME.

Flokzu busca remediar todos estos problemas. Simplemente debes crear el perfil de tu organización, invitar a tu equipo de trabajo y asignar tareas. Además el administrador del sitio, junto a las personas que él elija, puede personalizar los documentos, asignar tareas a usuarios y modelar un flujo para que el documento siga automáticamente.

¿Qué procesos permite optimizar Flokzu?

Flokzu, herramienta de gestión para pymes

Algunos ejemplos de procesos que se pueden implementar y automatizar son:

Aprobación de Compras

Recibe rápidamente las solicitudes de compra de tu equipo.
Controla y aprueba todos los gastos.
Encuentra y administra tus solicitudes de compra fácilmente.

Selección de personal

Centraliza las postulaciones y los currículums en un único lugar.
Brinda seguimiento a la evaluación de cada candidato.
Estandariza las evaluaciones y documentación de cada postulante.

Oportunidades Comerciales

Descubre cuántas oportunidades hay en curso y en qué etapa están.
Revisa documentos ágilmente antes de ser enviados a un cliente.
Busca y accede fácilmente a todas las versiones de una propuesta.

Gestionar procesos y documentos y centralizarlos en un único lugar permitirá alcanzar muchos beneficios, como por ejemplo:

Reducir tareas repetitivas
Eliminar papeles innecesarios
Lograr que la información sea accesible para todos los miembros de tu organización
Generar indicadores de rendimiento para identificar cuellos de botella y oportunidades de mejora
Automatizar procesos
Evitar errores y retrasos
Facilitar la búsqueda de información

Existen diversas soluciones para automatizar procesos documentales, pero Flokzu es único porque:

Fue especialmente diseñado para pequeñas y medianas empresas. Tradicionalmente las soluciones de BPM están enfocadas para empresas de gran tamaño, requieren de la contratación de servicios de consultoría y asesoramiento. Eso aumenta los costos.

En cambio Flokzu simplificó la solución, brindando lo necesario para que las empresas puedan ejecutar procesos en minutos. Las PyMEs cuentan con pocos empleados que suelen cubrir distintas tareas. Flokzu puede ser administrado por cualquier miembro de la organización, a diferencia de otros sistemas BPM que requieren de un equipo a disposición.

No requiere de conocimiento técnico. No es necesario contar con conocimientos tecnológicos ni experiencia en BPM. Cualquiera podrá definir y modelar un proceso fácilmente. El sistema es muy fácil de usar y cuenta con un tutorial que te guiará paso a paso.

Es personalizable a las necesidades de cada organización. Nadie conoce mejor los procesos de una organización que quien trabaja en ella. Tú mismo podrás definir las etapas, participantes y permisos de tus procesos, según las necesidades propias. Podrás fijar permisos para cada usuario de tu organización, limitando lo que pueden ver y editar.

Es un software en la nube. No requiere descargas ni instalaciones, todo lo que necesitas está listo para ser usado y podrás acceder a Flokzu directamente en cualquier dispositivo (ordenardor, tablet o móvil).

La información es almacenada de forma segura. Los documentos y procesos de tu organización definen lo que haces y cómo lo haces. Como son tan valiosos para ti, serán almacenados mediante un sistema de encriptación en un servidor respaldado.

Permite búsquedas y recuperación ágil de la información. Flokzu facilita el trabajo eficiente, ya que todo lo que crees y almacenes en el sistema se vuelve fácilmente accesible. Puedes realizar búsquedas según diversos filtros (fechas, palabras, resultados, etc.) en diversos contenidos: documentos, procesos, adjuntos, PDFs, etc.

Facilita la integración con otros sistemas. Puedes integrar sistemas que actualmente utilizas en tu organización, para potenciar sus ventajas con Flokzu. Podrás integrar documentos e información automáticamente, evitando el ingreso manual de cada dato.

Cuenta con notación universal estandarizada BPMN. Flokzu es principalmente una herramienta colaborativa que facilita el trabajo en equipo. Por eso es muy importante unificar la comunicación y facilitar un sistema intuitivo y sencillo. Nuestro modelador de procesos utiliza la notación BPMN, un estándar universal para representar gráficamente procesos de negocio rigurosos y de fácil comprensión.

El principal objetivo de la herramienta es el siguiente: poner a disposición de PyMEs y grandes empresas herramientas que permitirán completar tus procesos con eficiencia y eficacia.

Puedes probar Flokzu y optimizar tus workflows documentales hoy mismo. Solicita tu invitación aquí.

Acerca del autor: Este articulo fue escrito por Maria Paz Cuturi, redactora de Flokzu.

Flokzu es una herramienta colaborativa para definir y automatizar workflows documentales (o flujos de documentos) dentro de una organización.