Qué es BPM y cómo implementarlo en tu emprendimiento

Quienes dirigen su propio emprendimiento saben que no es fácil gestionar personas, tareas y procesos. Las pequeñas y medianas empresas (PyMEs) a menudo ignoran la importancia de la gestión de procesos de negocios (BPM por su sigla en inglés, “Business Process Management”) porque no lo consideran relevante o que generará un gran aporte para su organización.

En este post me gustaría hablarte sobre el significado de BPM y cómo implementarlo en tu emprendimiento.

¿Qué es BPM?

BPM es una disciplina mundial que maneja la gestión de procesos de negocio. Eso incluye modelar un proceso mediante un diagrama, implementar su automatización utilizando un sistema BPM (BPM Suite) y analizarlo para aplicar posibles mejoras. Por lo tanto, la gestión de procesos de negocio es un ciclo que es medido y corregido constantemente para aumentar la eficiencia interna de una organización, la satisfacción de los clientes y la competitividad en el mercado.

Como proceso de negocio se entiende cualquier secuencia de actividades que realiza su empresa para lograr un objetivo. A menudo involucra varios roles y personas de la organización que trabajan en conjunto para pasar por todas las etapas de proceso y en última instancia alcanzar su fin. A modo de ejemplo, una solicitud de cotización de un cliente es un posible proceso que podría ser automatizado utilizando tecnología BPM.

Ejemplo de un proceso diagramado mediante una tecnología BPM

Tras diseñar un diagrama (o “workflow”) que ilustre las etapas y funcionamiento del proceso seleccionado, sigue la automatización. Automatizar un proceso significa ingresarlo en un software BPM para que cada etapa y tarea llegue a la persona responsable de forma automática. Todas las instancias del proceso son guardadas en el sistema, junto con la documentación relacionada y el historial de actividad.

Por último, la etapa final consiste en monitorear el funcionamiento del proceso para así identificar posibles mejoras y correcciones. Es posible medir la duración promedio del proceso, qué etapa y persona fue más ágil y cuál requirió de un mayor tiempo, identificar posibles “cuellos de botella”, comparar datos objetivos con instancias o procesos anteriores y llevar un registro digital desde el inicio hasta el fin.

Conclusión

Inicialmente un emprendimiento tiene pocos procesos relativamente simples. Pero al crecer, ¿puede manejar los nuevos desafíos sólo en base a buena voluntad y memoria? ¿Qué pasará cuando sean 10 procesos por semana? ¿Y cuando sean 100? ¿O 1.000?

La respuesta, si bien obvia, no siempre es considerada por los emprendedores: No es posible crecer gestionando los procesos manualmente. Herramientas como el mail o planillas Excel son soluciones temporales. Las planillas Excel crecen hasta hacerse inmanejables y pierden su utilidad. Algo similar pasa con los mails.

Resulta claro que es imposible que un emprendimiento crezca más allá de cierto porte a menos que logre optimizar sus procesos. Esto se hace en cuatro etapas, que son los pilares de la disciplina de BPM:

1. Modelar los procesos mediante un diagrama, que permita visualizar cómo funcionan.


2. Automatizar los procesos mediante un sistema informático central, donde los diferentes participantes de cada etapa puedan hacer su parte del trabajo.


3. Medir tiempos y cantidades de trabajo realizadas, para extraer conclusiones objetivas sobre dónde mejorar.


4. Optimizar, introducir las mejoras derivadas del análisis anterior para mejorar el proceso, y volver al punto 1.

Si deseas iniciarte en el mundo del BPM pero no sabes por dónde comenzar, no te preocupes. El equipo de Flokzu diseñó una planilla que te ayudará a identificar los principales procesos en los que debes trabajar y cómo comenzar a automatizarlos.

Acerca del autor: Este articulo fue escrito por Maria Paz Cuturi, redactora de Flokzu.

Flokzu es una iniciativa lanzada hace pocos meses cuyo objetivo es difundir el rol de la gestión de procesos de negocio (disciplina BPM) en las PyME.

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